С ростом количества документов увеличивается объем файлового хранилища, и место на диске быстро заполняется. При этом к большей части документов сотрудники редко обращаются. В этом случае можно выделить два хранилища:

•Хранилище по умолчанию – для хранения новых и существующих документов, которые часто меняются. Сервис хранилищ рекомендуется размещать на файловом сервере с более быстрым диском SSD, так как он регулярно обращается к хранилищу. Резервное копирование данных хранилища необходимо делать каждую ночь;

•Хранилище редко используемых документов – для хранения документов, которые не менялись, например, более 1 года (365 дней). Сервис хранилищ можно размещать на файловом сервере с более медленным HDD-диском, но с большим объемом. Резервное копирование данных хранилища достаточно выполнять раз в неделю по выходным дням.

Для корректного размещения документов по хранилищам:

1.На каждом файловом сервере установите сервис хранилищ. Подробнее см. в разделе «Установка сервисов на выделенном сервере».

2.Создайте две записи в справочнике Хранилища:

•для хранилища по умолчанию:

•для хранилища редко используемых документов:

3.Настройте политику перемещения редко используемых документов:

В результате с 22.05.2020 после 00:00 фоновый процесс перемещает документы, которые не менялись в течение последнего года, в указанное хранилище. В дальнейшем перемещение выполняется раз в неделю.

4.При необходимости скорректируйте расписание запуска фонового процесса «Документооборот. Перемещение документов между хранилищами»:

Если документы находились в хранилище редко используемых, и сотрудники изменили их, то ночью в заданное время фоновый процесс автоматически перемещает документы в хранилище по умолчанию.

5.Чтобы обеспечить сохранность документов в файловых хранилищах, настройте их резервное копирование, например:

•для хранилища по умолчанию – раз в день;

•для хранилища редко используемых документов – раз в неделю после перемещения документов.

В крупных организациях могут храниться разные документы: финансово-хозяйственные, приказы, распоряжения и прочие. При этом объем документов и порядок работы с ними значительно отличается. В такой ситуации можно выделить несколько хранилищ для каждой группы документов:

•Хранилище финансово-хозяйственных документов – для хранения первичных учетных документов, счетов-фактур с момента их оформления и до завершения работ по ним;

•Хранилище редко используемых финансово-хозяйственных документов – для хранения первичных учетных документов, счетов-фактур, по которым завершились работы;

•Хранилище приказов и распоряжений – для хранения организационно-распорядительных документов, например, приказов генерального директора, распоряжений руководителя, должностных инструкции;

•Хранилище редко используемых приказов и распоряжений – для хранения организационно-распорядительных документов, оформленных год назад;

•Хранилище по умолчанию – для хранения всех остальных документов, которые часто меняются, кроме финансово-хозяйственных, приказов и распоряжений;

•Хранилище редко используемых документов – для хранения документов, которые не менялись, например, 1 месяц, кроме финансово-хозяйственных, приказов и распоряжений.

ПРИМЕЧАНИЕ. В зависимости от цикла жизни документа определяется его срок хранения в файловом хранилище, в которое он попадает изначально. Например, через 2-3 месяца с момента оформления товарных накладных по ним завершается работа. После этого срока можно переносить товарные накладные в хранилище редко используемых документов.

Схема перемещения по хранилищам имеет вид:

Для корректного размещения документов по хранилищам:

1.На каждом файловом сервере установите сервис хранилищ. Подробнее см. в разделе «Установка сервисов на выделенном сервере».

2.Создайте запись в справочнике Хранилища для каждого хранилища.

В карточке записи хранилища, где размещаются все документы, кроме финансово-хозяйственных документов, приказов и распоряжений, установите флажок Хранилище по умолчанию, если он был снят.

3.Настройте политики хранения:

•для финансово-хозяйственных документов:

•для приказов и распоряжений:

4.Настройте политики перемещения:

•в хранилище редко используемых финансово-хозяйственных документов:

В результате с 19.06.2020 после 00:00 фоновый процесс перемещает все финансово-хозяйственные документы, которые созданы за 3 месяца до его запуска, в указанное хранилище. В дальнейшем перемещение выполняется раз в месяц;

•в хранилище редко используемых приказов и распоряжений:

В результате с 20.08.2020 после 00:00 фоновый процесс перемещает все приказы и распоряжения, которые созданы за 1 год до его запуска, в указанное хранилище. В дальнейшем перемещение выполняется раз в 3 месяца;

•в хранилище остальных редко используемых документов:

В результате с 15.05.2020 после 00.00 фоновый процесс перемещает все документы, которые не менялись последние 30 дней, кроме финансово-хозяйственных документов, приказов и распоряжений, в указанное хранилище. В дальнейшем перемещение выполняется раз в неделю;

5.При необходимости скорректируйте расписание запуска фонового процесса «Документооборот. Перемещение документов между хранилищами»:

Если документы находились в хранилище редко используемых, и сотрудники изменили их, то ночью в заданное время фоновый процесс автоматически перемещает файлы в соответствующие хранилища согласно политикам хранения. Например, приказы перемещает в хранилище приказов и распоряжений, а протоколы совещаний – в хранилище по умолчанию.

6.Чтобы обеспечить сохранность документов в файловых хранилищах, настройте их резервное копирование, например:

•для хранилищ с часто используемыми документами – раз в день;

•для хранилищ с редко используемыми документами – 1 раз после массового перемещения документов. Допустим, для финансово-хозяйственных документов – раз в месяц.