Ситуация

В организации необходимо автоматизировать процесс выдачи справок из бухгалтерии для сотрудников:

1.Сотрудник отправляет запрос на получение справки в бухгалтерию.

2.Главный бухгалтер подготавливает справку. Если в выдаче справки отказано, сотруднику придет уведомление.

3.Сотрудник проверяет корректность данных и получает справку.

Автоматизация процесса позволит сотрудникам без написания заявления отправить запрос на получение справки и оперативно отследить его статус.

Решение

1.Убедитесь, что в карточке нашей организации указан главный бухгалтер.

2.Создайте процесс «Запрос на получение справки». Для этого на обложке модуля «Настройки документооборота» на вкладке «Процессы» в группе «Связанная информация» выберите действие Варианты процессов.

3.В открывшемся справочнике нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Вариант процесса.

4.Настройте вариант процесса:

•укажите Имя и Описание варианта процесса;

•тип задачи, для которого настраивается вариант процесса. Из выпадающего списка выберите значение Задача по простому бизнес-процессу;

•чтобы в карточке задачи отображалась вкладка «Этапы процесса», установите флажок Отображать этапы процесса.

5.Перейдите на вкладку «Схема». Для заполнения темы и текста задачи задайте настройки в редакторе схемы на вкладке «События процесса»:

В результате добавленная настройка отобразится в группе «При выборе процесса»:

6.Добавьте блоки «Расширенное задание», Задание» и «Уведомление»:

7.Чтобы создать задание на подготовку справки для главного бухгалтера, настройте блок «Расширенное задание». Для этого настройте свойства блока:

•укажите Заголовок задания;

•в поле Исполнители укажите главного бухгалтера с помощью вычисляемого выражения Задача → От → Подразделение → Наша организация → Главный бухгалтер;

•в поле Тема укажите шаблон темы задания, например «Подготовьте справку для сотрудника $ФИО_Инициатора». Задайте параметр $ФИО_Инициатора с помощью вычисляемого выражения Задача → От → Имя. В задании автоматически заполнится тема, в которую войдут фамилия и инициалы сотрудника;

•в поле Инструкция укажите текст:

8.Настройте результаты выполнения. Для этого перейдите на вкладку , добавьте результаты Выполнить и Отказать и скройте результаты Переадресовать и На доработку:

9.На вкладке настройте работу с вложениями. Скройте группы вложений для задания. Для группы Вложения:

•установите флажок Доступная;

•в параметре Права исполнителям на группы вложений в выпадающем списке выберите значение Изменение.

Результат добавленной настройки:

10.Чтобы создать задание на получение справки для сотрудника, заполните свойства для блока «Задание»:

•укажите Заголовок и Тему задания;

•в поле Исполнители укажите вычисляемое выражение Задача → От;

•в поле Инструкция укажите текст:

11.Настройте результаты выполнения. Для этого перейдите на вкладку и добавьте результаты Выполнить и На доработку:

12.Настройте работу с вложениями. Для этого перейдите на вкладку и выполните действия:

•установите флажок Доступная для группы вложений Вложения;

•в параметре Права исполнителям на группы вложений в выпадающем списке выберите значение Просмотр;

•снимите флажок Не выше прав инициатора.

Результат добавленной настройки:

13.Настройте блок «Уведомление» об отказе в подготовке справки:

14.Настройте права для работы с вложениями. Для этого перейдите на вкладку и в параметре Права исполнителям на группы вложений в выпадающем списке выберите значение Просмотр:

15.Настройте переходы внутри схемы:

16.Сохраните изменения и согласуйте новый вариант процесса со всеми заинтересованными сотрудниками. Для этого в карточке процесса на панели действий нажмите на кнопку Отправка и выберите пункт Вложением в задачу.

17.После согласования черновика сделайте вариант процесса действующим. В карточке варианта процесса на вкладке «Свойства» в поле Состояние выберите значение Действующая. Сохраните карточку.

В результате новый вариант процесса можно будет выбирать при создании задачи по простому бизнес-процессу.

© Компания Directum, 2025