Для компаний с холдинговой структурой можно настроить систему так, чтобы письма, адресованные в любую организацию холдинга, заносились через общий почтовый ящик. При этом в карточках документов автоматически указывается филиал, которому адресовано письмо. Это упрощает настройку и поддержку системы, так как для всех наших организаций используется единый источник поступления документов:

Чтобы создать такой источник поступления:

1.Убедитесь, что в карточке для наших организаций указан адрес электронной почты, на который поступают документы от контрагентов и с которой планируется пересылать письма на служебную почту.

2.В записи справочника Источник поступления документов:

Заполните обязательные поля. Также в параметрах создания документов из эл. почты:

•в поле Способ обработки корреспонденции из выпадающего списка выберите значение Пересылка на служебную почту;

•установите флажок Определять нашу организацию по эл. почте отправителя;

•в поле Тип документа для содержимого письма укажите тип «Входящее письмо»;

•в поле Тип документа для вложений укажите тип «Приложение к документу».

3.Создайте вариант процесса по задаче на верификацию комплекта документов. Для этого в контекстном меню варианта процесса по умолчанию выберите пункт Создать копию.

4.В открывшейся карточке перейдите на вкладку «Свойства» и скорректируйте имя, состояние, приоритет и описание варианта процесса:

5.Заполните критерии варианта процесса. Для этого в группе «Критерии» добавьте условие, что документ в задаче поступил из источника, настроенного ранее.

6.Перейдите на вкладку «Схема» и для блока «Начало» в группе «При завершении блока» в поле Изменение параметров процесса скорректируйте заполнение для параметра процесса Ответственный за верификацию:

Также перейдите по ссылке Задать и задайте условие фильтрации:

7.Настройте автоматическое заполнение подразделения в документах в зависимости от ответственного за верификацию. Для этого в свойствах условия «Ответственный за верификацию определен?» в группе «При завершении блока» в поле Изменение свойств объектов нажмите на кнопку Добавить. Затем в открывшемся окне заполните поля:

8.Сохраните изменения.

В результате, при пересылке из внешней почты одной из наших организаций на служебную, документы заносятся в систему с типом «Входящее письмо». Для каждого из них автоматически определяется корреспондент и филиал, которому адресовано письмо. Задание на обработку отправляется ответственному сотруднику, который регистрирует документы в филиале.