Ситуация

В организации необходимо автоматизировать процесс получения прав доступа к документам, чтобы сотрудники могли просматривать или редактировать их. Например, маркетологу нужен доступ к предыдущим отчетам по маркетинговым кампаниям для анализа результатов. Для этого:

1.Сотрудник отправляет запрос на получение прав доступа, указывая ИД документа.

2.Непосредственный руководитель проверяет необходимость доступа к документу и согласует запрос. Если в выдаче доступа отказано, сотруднику придет уведомление.

3.Администратор выдает доступ на документ, и сотрудник получает уведомление об этом.

Решение

1.Создайте процесс «Запрос прав доступа». Для этого на обложке модуля «Настройки документооборота» на вкладке «Процессы» в группе «Связанная информация» выберите действие Варианты процессов.

2.В открывшемся справочнике нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Вариант процесса.

3.Настройте вариант процесса:

•укажите имя, описание и приоритет варианта процесса;

•в поле Тип задачи из выпадающего списка выберите Задача по простому бизнес-процессу;

•чтобы в карточке задачи отображалась вкладка «Этапы процесса», установите флажок Отображать этапы процесса.

4.Перейдите на вкладку «Схема». Для заполнения темы и текста задачи задайте настройки в редакторе схемы на вкладке «События процесса»:

В результате добавленная настройка отобразится в группе «При выборе процесса»:

5.Добавьте:

•блок «Условие»;

•два блока «Задание»;

•два блока «Уведомление».

6.Чтобы запрос на выдачу прав от руководителя не отправлялся на согласование к нему же, а сразу поступал к секретарю, добавьте блок «Условие», и в поле Логическое выражение задайте значение:

Результат добавленной настройки:

7.Настройте задание на согласование с руководителем. Для этого заполните свойства первого блока «Задание»:

•укажите заголовок и тему задания;

•в поле Исполнители укажите руководителя с помощью вычисляемого выражения Задача → Непосредственный руководитель инициатора;

•в поле Инструкция укажите текст:

8.Настройте результаты выполнения для задания на согласование. Для этого на вкладке добавьте результаты Согласовать и Отказать:

9.При отправке задачи сотрудник может добавить вложения, например обоснование запроса или документ, на который недостаточно прав. Чтобы руководитель мог с ними работать, настройте работу с вложениями на вкладке :

•установите флажок Доступная;

•в параметре Права исполнителям на группы вложений в выпадающем списке выберите значение Изменение.

Результат добавленной настройки:

10.Настройте задание на назначение прав доступа к документу. Для этого заполните свойства второго блока «Задание»:

•укажите заголовок и тему задания;

•в поле Исполнители укажите сотрудника, включенного в роль «Администраторы», который выдаст права доступа;

•в поле Инструкция укажите текст:

11.Настройте результаты выполнения для задания о назначении прав доступа. Для этого на вкладке добавьте результаты Выполнить и Отказать:

12.Чтобы у исполнителя был доступ к вложениям, настройте работу с ними на вкладке :

•установите флажок Доступная;

•в параметре Права исполнителям на группы вложений в выпадающем списке выберите значение Изменение.

Результат добавленной настройки:

13.Настройте блок «Уведомление» о назначении доступа:

14.Чтобы инициатор мог видеть документы, вложенные исполнителями, настройте работу с вложениями для уведомления о назначении доступа:

15.Настройте блок «Уведомление» об отказе в выдаче доступа:

16.При выполнении задания администратор может прикрепить документ, например, регламент о выдаче прав доступа, для обоснования отказа. Чтобы инициатор мог с ним ознакомиться, настройте работу с вложениями:

17.Настройте переходы внутри схемы:

18.Сохраните изменения и согласуйте новый вариант процесса со всеми заинтересованными сотрудниками. Для этого в карточке процесса на панели действий нажмите на кнопку Отправка и выберите пункт Вложением в задачу.

19.После согласования черновика сделайте вариант процесса действующим. В карточке варианта процесса на вкладке «Свойства» в поле Состояние выберите значение Действующая. Сохраните карточку.

В результате новый вариант процесса можно будет выбирать при создании задачи по простому бизнес-процессу.

© Компания Directum, 2025