Зачастую организационно-распорядительные документы и многоадресные служебные записки отправляются на ознакомление и рассмотрение одинаковому составу сотрудников. При этом участников бывает много, и они работают в разных подразделениях. Каждый раз при отправке документа указывать всех вручную трудоемко.

Чтобы при следующих отправках документов повторно использовать список сотрудников из задачи на ознакомление или рассмотрение, сохраните его.

Список ознакомления/рассмотрения также можно создать в справочнике. Так сотрудник может заранее настроить для себя списки, а администратор – стандартные списки для всей организации. Для этого:

1.На обложке модуля «Делопроизводство» в группе «Настройки» выберите пункт Списки ознакомления/рассмотрения. В открывшемся списке на панели действий нажмите на кнопку , затем в выпадающем списке в группе «Активный список» выберите пункт Список ознакомления/рассмотрения.

Заполните наименование списка и состав участников.

Совет. Если необходимо ознакомить с документом несколько сотен сотрудников, то в качестве участников рекомендуется указывать роли, группы, подразделения или организации. При этом количество участников в списке ознакомления или рассмотрения не должно превышать 1000. Если участников больше, то появится сообщение об этом.

В поле Кроме укажите сотрудников, которых нужно исключить из участников ознакомления или рассмотрения. Например, если в ознакомлении должны участвовать все сотрудники отдела продаж за исключением руководителя, то в поле *Участник укажите отдел продаж, а в поле Кроме – руководителя отдела продаж.

2.На список автоматически выдаются полные права сотруднику, который его создал. Выдайте права доступа другим сотрудникам, чтобы они использовали список для быстрого заполнения участников задачи на ознакомление или рассмотрение.

3.Сохраните карточку.

СМ. ТАКЖЕ