Пример 1. Расположение значимых фактов во входящем письме:

1.Реквизиты корреспондента.

2.Номер и дата документа.

3.Номер и дата исходящего письма «в ответ на».

4.Наименование получателя.

5.ФИО адресата.

6.ФИО подписанта.

7.ФИО исполнителя.

Пример 2. Расположение значимых фактов во входящем письме:

1.Реквизиты корреспондента

2.Номер документа.

3.Дата документа.

4.Наименование получателя.

5.ФИО адресата.

6.Тема письма.

7.ФИО подписанта.

8.ФИО исполнителя.

1.Размечайте всех адресатов и подписантов.

2.Размечайте подписанта как составной факт «Реквизиты подписанта».

3.Размечайте всех контрагентов в документе. Организации, которые не относятся к базовым атрибутам, размечайте как «Наименование прочей организации».

4.Размечайте всех персон в документе. Персоны, которые не относятся к базовым атрибутам, размечайте как «ФИО персоны».

5.Если указанные в письме номер и дата исходящего письма «в ответ на» встречаются далее по тексту, не размечайте их повторно.

Например, «в ответ на ваш запрос № 123 от 12.12.2019».

6.Размечайте все даты в документе. Даты, которые не относятся к базовым атрибутам, размечайте как «Прочие даты».

7.Если из временного периода можно выделить дату, размечайте ее как «Прочие даты».

Например, в «12-16 декабря 2019» необходимо разметить область «16 декабря 2019».

8.Тема письма может начинаться после слов о или об и завершаться перед обращением к адресату.

9.Гриф доступа располагается в верхнему правом углу и состоит из фраз: для служебного пользования, конфиденциально, коммерческая тайна.

Корреспондент

1.Размечайте организацию-корреспондента как «Реквизиты корреспондента».

2.Размечайте вышестоящую организацию как «Наименование головной организации»:

При этом дополнительные организации в составе размечайте как «Наименование прочей организации»:

3.Размечайте все реквизиты организации в документе, даже если они дублируются в нескольких местах, например и в шапке, и в колонтитуле документа.

4.Размечайте наименование организаций в логотипе только в случае, если оно больше нигде не упоминается.

Получатель

1.Размечайте все указанные в документе организации-получатели как «Реквизиты организации-получателя». Обобщающее наименование получателя размечается так же:

При этом, если дополнительно к обобщающему наименованию получателя указано конкретное наименовании организации, размечайте его как «Наименование организации»:

2.Размечайте обращение к адресату как отдельный составной факт «Реквизиты организации-получателя». При этом ФИО адресата размечайте как «ФИО персоны»: