Вариант процесса используется для согласования и отправки исходящих писем корреспонденту.

1.Сотрудник создает исходящий документ в системе и отправляет его задачей на согласование по процессу. В карточке задачи указывает дополнительных согласующих и способ доставки документа.

2.Если документ отправляется на подпись сотруднику, который не является руководителем инициатора, то руководитель получает задание на согласование документа.

Если документ должен подписать руководитель инициатора задачи, то этап согласования пропускается:

Дополнительные согласующие параллельно выполняют задания на согласование. Инициатор согласования получает задание на доработку документа, если хотя бы один согласующий выполнил задание с результатом На доработку. После исправления документа все заинтересованные участники процесса получают уведомление о начале нового круга согласования.

3.Если письмо отправляется корреспонденту в бумажном виде, то после согласования формируется задание на печать документа и передачу на подпись:

Исполнитель задания определяется автоматически из состава вычисляемой роли «Ответственный за печать». Он распечатывает все необходимые документы и относит их подписывающему. После этого выполняет задание.

Если письмо отправляется в электронном виде, то задание на печать пропускается.

4.Подписывающий проверяет документ, при необходимости подписывает бумажный экземпляр и выполняет задание с одним из результатов: Подписать, На доработку или Отказать.

5.Подписанный документ передается на регистрацию. Исполнитель задания определяется автоматически из вычисляемой роли «Регистратор исходящей корреспонденции». Он регистрирует документ и, в зависимости от способа доставки

6.Если документ отправляется адресату в электронном виде, он преобразовывается в формат PDF с отметками о подписании и регистрации.

Если документ занесен со сканера или из файла и добавить отметку автоматически не удалось, ответственный за регистрацию исходящей корреспонденции получает задание на преобразование вручную.

7.Документ передается на отправку контрагенту. В зависимости от способа доставки, он :

•отправляет электронный документ через сервис обмена;

•отправляет необходимое количество бумажных экземпляров документа. Для отправки документов по почте в системе предусмотрена печать конвертов.

После отправки сотрудник выполняет задание.

8.Инициатор получает уведомление о том, что исходящее письмо подписано со стороны нашей организации.

В варианте процесса заданы параметры: