Если в системе создается новый документ, например, входящее письмо или договор, который поступил от контрагента в бумажном виде, то для занесения скан-копии в карточке документа на панели действий нажмите на кнопку Создать со сканера.

Если документ уже создан в системе и позднее подписан на бумаге, то занесите скан-копию бумажного экземпляра в новую версию электронного документа. Для этого в карточке документа на панели «Версии» в выпадающем списке Создать версию выберите пункт Со сканера:

Если поступил входящий документ, который будет рассматриваться в бумажном виде, то создайте его в системе как документ без содержимого. Занесите скан-копию документа после вынесения резолюции на бумажном экземпляре. Для этого в карточке документа на панели действий нажмите на кнопку Создать со сканера.

Входящие письма или документы подразделений, чьи процессы не автоматизированы, могут быть в организации только в бумажном виде. При работе с ними учитывайте ситуации, когда рассмотрение документа и вынесение резолюции происходит:

•в системе. В этом случае занесите скан-копию в электронный документ до отправки на рассмотрение, после регистрации и проставления регистрационного номера на бумажном документе;

•на бумаге. В этом случае занесите скан-копию в электронный документ после вынесения резолюции на бумажном документе.

Также возможны случаи, когда:

•бумажный документ сразу после рассмотрения передается на исполнение, минуя делопроизводителя. В результате делопроизводитель не сможет занести документ в систему и отразить результат рассмотрения;

•при рассмотрении бумажный документ теряется. В результате документ не получится восстановить, так как его нет в системе.

Чтобы избежать этого, перед передачей на рассмотрение после регистрации и проставления регистрационного номера на бумажном экземпляре занесите в систему скан-копию документа. После вынесения резолюции на бумажном документе повторно занесите скан-копию в последнюю версию электронного документа.

Порядок занесения в систему скан-копий бумажных документов, имеющих юридическую значимость, зависит от их содержимого. Выделяются документы:

•у которых содержание в последующем не изменяется. Например, документы, выданные государственными органами (удостоверяющие личность, ИНН, СНИЛС, лицензии) и выданные учебными заведениями (дипломы, сертификаты).

Скан-копии таких документов занесите при поступлении в организацию в виде отдельных документов с типом Простой документ. В карточке документа в поле *Вид документа укажите значение Простой документ.

Совет. Если вид документа Простой документ не подходит, то обратитесь к администратору для создания нового вида для подобных документов.

•у которых бумажный экземпляр отличается от документа в системе. Например, договор, отправленный контрагенту в электронном виде для внесения корректировок и полученный обратно в бумажном виде.

При получении подобного документа занесите в систему его скан-копию в новую версию электронного документа, чтобы в дальнейшем отслеживать историю изменения документа. В примечании к версии укажите изменения в документе.

•которые создаются в организации и подписываются в бумажном виде. Например, приказы, договоры, стандарты организации, исходящие письма.

Занесите скан-копии подобных документов в новую версию электронного документа после подписания бумажного экземпляра.

Многостраничные бумажные документы требуют учета, но иногда их скан-копии не могут быть занесены в систему. Создавайте такие документы в системе в виде документов без содержимого. В карточке документа в поле Имя укажите подробное описание документа, а в поле Примечание укажите объем (количество листов, томов) и место хранения бумажного экземпляра.