Документы > Создание документов > Занесение документов со сканера

Создание документов со сканера позволяет заносить в систему отсканированные копии бумажных документов. Например, если курьер доставил в организацию входящее письмо, то секретарю необходимо занести письмо в систему.

ВАЖНО. Создание документов со сканера поддерживается в операционных системах Microsoft Windows и Linux. Перед сканированием необходимо установить:

•веб-агент, если он еще не установлен;

•драйверы для работы сканера.

Чтобы занести документ со сканера в систему:

1.Поместите бумажный документ в сканер, затем:

•создайте документ в системе, если он еще не создан. В карточке документа на панели действий нажмите на кнопку Создать со сканера:

•если документ уже создан в системе, откройте его карточку. В карточке документа на панели «Версии» в выпадающем списке Создать версию выберите пункт Со сканера:

При сканировании образ бумажного документа по умолчанию добавляется в новую версию электронного документа.

2.В открывшемся окне задайте настройки:

ПОДРОБНЕЕ

Сканер, который используется для создания документа. Если в списке сканеров не отображается нужное устройство, убедитесь, что оно работает, подключено к компьютеру или доступно по сети. Обновите список подключенных сканеров с помощью кнопки .

Тип подачи листов бумаги. Выбор значения зависит от устройства и сканируемого материала:

•планшет – для сканирования книг, журналов, проектной документации и других документов нестандартного формата. Используется в планшетных сканерах;

•автоподача – для сканирования многостраничных несброшюрованных материалов. Используется в сканерах с устройством автоматической подачи листов.

Формат бумаги. Выбор значения зависит от размера листа и возможностей сканера.

Разрешение отсканированного изображения. Чем оно выше, тем ниже скорость сканирования и больше размер файла, но лучше качество изображения. При выборе значения стоит учитывать тип изображения и варианты его дальнейшего использования: печать, распознавание текста, вывод на экран монитора. Рекомендуется выбирать минимальное разрешение, которое позволит сохранить качество изображения при оптимальном размере файла. Для сканирования и печати текста, например, достаточно использовать значение 300 DPI.

Цвет отсканированного изображения. Возможные значения зависят от типа сканера и исходного изображения. Например, для черного текста на белом фоне используйте режим Черно-белое, для черно-белых фотографий – режим Оттенки серого. Чем больше цветов, тем ниже скорость сканирования и больше размер файла, но лучше качество изображения.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если не удается определить формат бумаги, разрешение или цвет изображения, то в окне сканирования соответствующие поля недоступны для редактирования. Например, такая ситуация может возникнуть, если выбранный драйвер поддерживает не все настройки. В этом случае выводится предупреждение, и недоступные настройки определяются автоматически.

Драйвер. Программа, которая позволяет операционной системе корректно работать со сканером.

Может использоваться драйвер WIA или TWAIN. Рекомендуется использовать драйвер WIA. Если попытка сканирования с ним была неудачной, переключитесь на драйвер TWAIN.

Если установлен переключатель TWAIN, то станет доступен флажок Показать диалог сканера. Установите флажок, если нужно задать дополнительные параметры, предусмотренные сканером. После установки поля Тип подачи, Формат, Разрешение и Цвет доступны только для просмотра, так как для сканирования используются настройки из диалога сканера:

Используется драйвер SANE.

ПРИМЕЧАНИЕ. По умолчанию поля принимают те значения, которые были установлены при последнем сканировании.

3.Нажмите на кнопку Сканировать.

ПРИМЕЧАНИЕ. В систему со сканера можно занести одностраничный или многостраничный документ. Если используется поточный сканер, то отсканируется сразу вся пачка вложенных страниц. Если страницы содержат текст с двух сторон, то в выпадающем списке сканеров выберите устройство, поддерживающее двустороннее сканирование.

Если выбран драйвер TWAIN и установлен флажок Показать диалог сканера, то откроется окно с настройками сканера. В этом случае укажите настройки и запустите сканирование. Подробнее о настройках см. в документации производителя сканера.

4.При завершении сканирования страница отобразится в области предпросмотра. В левой части окна сканирования документа появятся миниатюры всех отсканированных страниц. Миниатюры отображаются в том порядке, в котором они созданы. В этом же порядке они добавляются в содержимое электронного документа:

В окне сканирования доступны действия:

•изменение масштаба отсканированной страницы;

•поворот отсканированной страницы на 90 градусов с помощью кнопок Повернуть влево и Повернуть вправо;

•изменение порядка отсканированных страниц путем перетаскивания миниатюр;

•удаление отсканированной страницы с помощью кнопки Удалить;

•отмена удаления страниц с помощью кнопки .

Отсканированные документы сохраняются в формате PDF.

5.Если необходимо отсканировать еще одну страницу документа, поместите ее в сканер и нажмите на кнопку Сканировать. Страница сканируется в этот же файл.

6.Когда все страницы отсканированы, нажмите на кнопку Сохранить и закрыть.

В результате в карточке документа на панели «Версии» появится версия, которая содержит отсканированное изображение бумажного документа.

СОВЕТ. Чтобы в дальнейшем быстрее искать документ в системе по его бумажной копии, промаркируйте бумажный экземпляр штрихкодом.

СМ. ТАКЖЕ