Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки документов

В каждой организации создаются приказы, распоряжения, письма, служебные записки и другие документы. Для каждого документа используется свой порядок согласования, утверждения и регистрации, который зависит от назначения документа, направления деятельности организации. Для корректной работы с документами в системе настройте виды документов в соответствии с потребностями организации.

Виды документов предназначены для:

•классификации, поиска и фильтрации документов в системе;

•настройки автоматического подбора журнала регистрации и определения необходимости регистрации/нумерации документа;

•автоматического формирования имени документа;

•определения порядка обработки документа и срока его рассмотрения;

•ограничения вариантов отправки документа для его обработки в системе.

Создание отдельных видов документов позволяет настроить удобную фильтрацию документов по видам в списках «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы», «Реестр договоров».

Выделение видов документов

Рекомендуется создавать виды документов, по которым можно быстро определить назначение документа. Например:

Тип документа	Примеры видов документов
Исходящие письма	«Исходящее письмо», «Гарантийное письмо», «Коммерческое предложение»
Входящие письма	«Входящее письмо с обязательствами», «Входящее письмо без обязательств»
Приказы	«Приказ по личному составу», «Приказ о командировании», «Приказ по основной деятельности», «Приказ по административно-хозяйственным вопросам»
Распоряжения	«Распоряжение по личному составу», «Распоряжение по основной деятельности», «Распоряжение финансовое»
Служебная записка	«Заявку на закупку»,«Заявку на оплату», «Объяснительная»
Электронная доверенность	«Электронная доверенность», «Эл. доверенность на получение товарно-материальных ценностей», «Эл. доверенность на подписание документов»
Договоры	«Договор покупки», «Договор продажи», «Трудовой договор», «Договор аренды»
Накладные	«Товарная накладная», «Товарно-транспортная накладная», «Накладная на отпуск материалов на сторону», «Документ о передаче товаров»
Акт выполненных работ	«Акт выполненных работ (оказанных услуг)», «Акт о приемке выполненных работ (форма КС-2)», «Документ о передаче результатов работ»
Счет-фактура выставленный	«Счет-фактура выставленный», «Счет-фактура на аванс выставленный»
Счет-фактура полученный	«Счет-фактура полученный», «Счет-фактура на аванс полученный»
Универсальный передаточный документ	«Документ об отгрузке товаров (выполнении работ)», «Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ)»

При выделении и настройке видов договорных документов есть ряд особенностей. Подробнее см. рекомендацию «Создание видов договорных документов и категорий договоров».

Создание вида документа

В модуле «Настройки документооборота» в справочнике Виды документов нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Вид документа. Заполните поля в карточке:

*Документопоток, к которому относятся документы текущего вида. При настройке правил согласования виды документов фильтруются по выбранному документопотоку в карточке правила. Возможные значения: «Входящий», «Исходящий», «Внутренний», «Договоры». При выборе документопотока автоматически заполняется поле Действия по отправке.

Формировать имя документа автоматически. Установите флажок для официальных документов, например, приказов, исходящих документов, служебных записок. Это упростит поиск и фильтрацию документов по имени документа. Снимите флажок в видах документов, которые используются для создания произвольных документов, например скан-копии ИНН, ОГРН. Это позволит сотрудникам самим вводить имя документа.

*Тип документа, для которого создается вид документа. Например, для типа «Договор» можно создать виды документов «Договор аренды» и «Договор поставки». Тип документа определяет состав полей в карточке документа и действий, которые можно выполнить с документом. Для выбора доступны только те типы документов, которые соответствуют выбранному документопотоку.

Вид документа по умолчанию. Установите флажок, чтобы вид автоматически подставлялся в карточку нового документа выбранного типа. Даже если у сотрудников нет прав доступа на вид документа по умолчанию, они могут создавать документы этого вида, но не могут указывать его вручную в карточке документа. Если ранее выбран другой вид по умолчанию, то в его карточке флажок автоматически снимется. Если для типа документов не выбран вид по умолчанию, то при создании документов вид указывается вручную.

Совет. Установите флажок для видов документов, которые создаются чаще всего. Например, для типа «Договор» созданы виды «Договор аренды», «Договор поставки» и «Договор закупки». При этом в организации чаще заключают договоры поставки. В этом случае установите флажок для вида «Договор поставки», чтобы он по умолчанию указывался в карточках создаваемых договоров.

*Тип нумерации документов создаваемого вида. По типу определяется порядок присвоения номеров для документов. Возможные значения:

•«Регистрируемый». Выбирается для тех видов документов, для которых необходимо вести строгий учет, подтверждать факт создания, подписания, отправки или получения документа. Например, для приказов. В карточке регистрируемого документа появится область регистрации, а на панели действий в выпадающем списке Регистрация будет доступна кнопка Зарегистрировать;

•«Нумеруемый». Выбирается для тех видов документов, для которых допускается вести нестрогий учет. Например, для дополнительных соглашений или служебных записок. В карточке нумеруемого документа появится область регистрации.

При установке типа «Нумеруемый» в карточке вида документа появится флажок Автоматическая нумерация. Установите флажок, если необходимо, чтобы документам присваивался номер автоматически при сохранении. В карточке документа появится подсказка об этом. Если флажок не установлен, то в карточке нумеруемого документа на панели действий в выпадающем списке Регистрация будет доступна кнопка Присвоить номер;

•«Не нумеруемый». Выбирается для тех видов документов, по которым не нужно вести учет, нумерация для них необязательна. Например, для схем, планов, графиков. В карточке не нумеруемого документа область регистрации не отображается.

Примечание. В карточках документов внутреннего документопотока, для которых не ведется нумерация, состав полей может быть разным. Например, если в карточке документа вида «Простой документ» выбран тип нумерации «Не нумеруемый», то в карточке документа скрываются поля Наша орг., Подразделение, Подписал и Подготовил.

Рассмотрение дней/часов. Срок выполнения задания на рассмотрение, которое создается при отправке документа задачей на рассмотрение. Указывается в рабочих днях и часах согласно настроенному календарю рабочего времени или частному календарю рабочего времени. Поле необходимо заполнить, если в поле Действия по отправке указано значение «Рассмотрение руководителем».

Действия по отправке, которые можно выполнять с документами данного вида. Для одного вида документа можно указать несколько действий по отправке. Кнопки для вызова соответствующих действий станут доступны в контекстном меню документа, а также на панели действий проводника системы и карточки документа в выпадающем списке Отправка.

При настройке действий по отправке рекомендуется опираться на принятый в организации порядок работы с соответствующими документами:

•выберите действия «Рассмотрение руководителем» и «Исполнение поручения» в видах входящих документов, которые принято передавать руководителям для рассмотрения, вынесения резолюции и дальнейшей выдачи поручений. Это позволит отправлять документы на рассмотрение, а поручения на исполнение;

•выберите действие «Ознакомление» во всех видах организационно-распорядительных документов, с которыми принято знакомить сотрудников организации. Это позволит отправлять документы задачей на ознакомление из карточки документа;

•выберите действие «Свободное согласование», если в организации принято предварительно согласовывать документы до отправки на согласование по регламенту. Также выберите действие в видах внутренних документов, которые допускается согласовывать не по регламенту, например, в видах протоколов совещаний. Это позволит отправлять документы задачей на свободное согласование;

•выберите действие «Согласование по регламенту» во всех видах документов, которые должны официально согласовываться и для которых настроены соответствующие правил согласования. Например, выберите действие в видах внутренних и договорных документов, которые в организации принято официально согласовывать. Это позволит отправлять документы задачей на согласование по регламенту.

важно. Если в поле указано значение «Согласование по регламенту», то для вида документа доступна настройка правил согласования.

Настройка прав доступа

Администратор может назначать права доступа на вид документа. От типа прав доступа зависит, какие действия может выполнять сотрудник с этим видом документа. Права доступа можно назначать сотрудникам, подразделениям, нашим организациям, ролям и группам.

Права
«Доступ запрещен»	Сотрудникам недоступна карточка вида документа, и они не могут указывать его в критериях поиска
«Выбор в документе»	Сотрудники могут выбирать вид документа при создании и редактировании карточки документа, но не могут просматривать и редактировать карточку вида документа. Важно: Права на выбор в документе должны быть хотя бы у одного сотрудника. Иначе никто не сможет выбирать вид документа
«Просмотр»	Сотрудники могут просматривать карточку вида документа, но не могут выбирать вид документа при создании и редактировании карточки документа
«Изменение»	Сотрудники могут просматривать и редактировать карточку вида документа, а также выдавать права на просмотр и изменение, но не могут выбирать вид документа при создании и редактировании карточки документа
«Полный доступ»	Сотрудникам доступны все действия с видом документа, в том числе выдача прав

ПРИМЕЧАНИЕ. По умолчанию права на просмотр всех видов документов есть у всех пользователей. Они заданы в карточке роли «Все пользователи» на панели «Управление разрешениями» для справочника Виды документов. Не рекомендуется менять эту настройку.

Сотрудники могут создавать копии документов даже тех видов, на которые у них нет прав.

Права на вид документа назначаются аналогично документам.

Пример 1. Настройка прав доступа на вид документа для одного подразделения

В компании создан вид документа «Договор по оказанию маркетинговых услуг». Необходимо, чтобы документы этого вида могли создавать только сотрудники отдела маркетинга. Для этого:

1.На обложке модуля «Настройки документооборота» в справочнике Виды документов откройте карточку вида «Договор по оказанию маркетинговых услуг».

2.В карточке вида документа на панели действий нажмите кнопку или в контекстном меню выберите пункт Настроить доступ.

3.На панели «Управление доступом» выдайте отделу маркетинга тип прав Выбор в документе и удалите права доступа для остальных сотрудников:

4.Убедитесь, что в карточке вида документа снят флажок Вид документа по умолчанию.

В результате договоры по оказанию маркетинговых услуг смогут создавать только сотрудники отдела маркетинга:

Пример 2. Настройка запрета на выбор вида при создании документа

В компании создан вид документа «Договор аренды». Необходимо, чтобы документы этого вида могли создавать все пользователи, кроме сотрудников отдела маркетинга. Для этого:

1.На обложке модуля «Администрирование» в группе «Права доступа» выберите пункт Типы прав доступа.

2.В левой части списка выберите объект «Вид документа» и создайте для него тип прав «Запрет на выбор в документе». Установите запрет на операцию выбора в документе:

3.В модуле «Настройки документооборота» в справочнике Виды документов откройте карточку вида «Договор аренды».

4.На панели «Управление доступом» выдайте подразделению «Отдел маркетинга» тип прав «Запрет на выбор в документе»:

В результате сотрудники отдела маркетинга не смогут создавать документы вида «Договор аренды».

СМ. ТАКЖЕ