Ситуация

Один из сотрудников Службы генерального директора отправляет документ на согласование по регламенту, например, приказ. Остальным сотрудникам этого подразделения задача не видна, хотя им нужно контролировать ход согласования. Для этого необходимо доработать правило согласования одним из способов:

•если правило настроено только для этого подразделения, то достаточно добавить в начало схемы этап с типом «Уведомление» и указать в нем это подразделение;

•если правило работает для всей нашей организации, то необходимо создать новое правило путем копирования, а затем добавить на его схему этап с типом «Уведомление».

Таким образом, сотрудники подразделения получат права на просмотр хода согласования приказа.

Решение

В разделе рассмотрим решение для ситуации, если правило работает для всей нашей организации.

1.Создайте копию действующего правила согласования по кнопке Создать копию в карточке правила.

2.В открывшейся карточке в поле Подразделения укажите подразделение, для которого создается правило.

3.Перейдите на закладку «Схема» и в начало схемы добавьте этап с типом «Уведомление»:

4.Для настройки этапа щелкните левой кнопкой мыши по его названию на схеме или в контекстном меню выберите пункт Выбрать этап. Откроется окно со списком всех действующих этапов согласования типа «Уведомление».

5.Создайте новую запись по кнопке и в открывшейся карточке заполните поля:

•Имя этапа, например «Уведомление Службы генерального директора»;

•Тема уведомления, которое придет исполнителям. Тема должна быть краткой, так как в нее также добавляется имя документа. Например, если указать «Документ отправлен на согласование», то исполнителям придет уведомление с темой «Документ отправлен на согласование: <Имя документа>»;

•Сотрудники/группы, кому придет уведомление. Укажите нужное подразделение.

6.Сохраните карточку этапа и схему согласования.

В дальнейшем при отправке задачи на согласование по регламенту для сотрудников подразделения определится новое правило согласования. Все сотрудники этого подразделения получат уведомления о старте задачи и права на просмотр хода согласования.

Если документ на согласование будет отправлять сотрудник другого подразделения, для него определится регламент, который действует для всей нашей организации. Сотрудники, которые не участвуют в согласовании, не смогут просматривать ход согласования.

Мониторинг хода согласования

После настройки правила согласования контролировать ход согласования можно двумя способами:

•в карточке согласуемого документа на закладке «Задачи»:

•в задаче на согласование по регламенту на закладке «Регламент»:

Открыть задачу можно из уведомления о начале согласования по регламенту.

СОВЕТ. Чтобы уведомления и документы всегда были под рукой, можно создать отдельную папку, например с названием «Контроль согласования приказов», и добавлять в нее уведомления о старте задач на согласование приказов.

© Компания Directum, 2024