Чтобы создать правило согласования для входящих счетов на оплату, исходящих или внутренних документов:

1.На обложке модуля «Настройки документооборота» в группе «Настройки согласования» выберите пункт Правила согласования.

В открывшемся справочнике нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Правило согласования. Заполните поля в карточке правила:

*Имя. Название правила согласования. Будет отображаться в поле *Регламент в карточке задачи на согласование по регламенту документа.

*Документопоток, для видов документов которого настраивается правило согласования.

2.Заполните критерии и примечание к правилу согласования. Критерии позволяют указать для документов каких видов, каких наших организаций и подразделений будет выполняться правило.

Наши организации, которые могут быть указаны в карточках документов, отправляемых на согласование по регламенту. Если в карточке документа наша организация не указывается, то оставьте поле пустым.

Виды документов, для которых будет действовать правило согласования. В списке отображаются только те виды документов, которые относятся к выбранному документопотоку.

Подразделения, которые могут быть указаны в карточках документов, отправляемых на согласование по регламенту. Если в карточке документа подразделение не указывается, то оставьте поле пустым.

Каждый критерий в правиле согласования имеет свой вес. Критерии в карточке расположены в порядке уменьшения веса: сначала Наши организации, затем Виды документов и Подразделения. После сохранения карточки правила согласования по заполненным критериям и их весу автоматически рассчитывается значение в поле Приоритет.

ПОДРОБНЕЕ

3.Задайте настройки для отправки документа на доработку:

Ответственный. Сотрудник, который по умолчанию будет ответственным за доработку документа при согласовании по данному правилу. Возможные значения:

•Инициатор согласования документа;

•Сотрудник/роль. При выборе становится доступно поле *Сотрудник/роль. Укажите в нем имя конкретного сотрудника или роль с одним участником;

•Роль согласования. При выборе становится доступно поле *Роль согласования. Укажите в нем нужную роль.

Важно. Настройки конкретного этапа согласования приоритетнее, чем настройки правила. Поэтому, если ответственные за доработку в настройках этапа и правила отличаются, то задание получит ответственный из этапа согласования.

Срок, дней. Срок выполнения задания на доработку. Указывается в рабочих днях. Срок по умолчанию 3 дня.

Если после доработки документ необходимо обязательно согласовать:

•со всеми согласующими, которые указаны в задаче на согласование, то снимите флажок Разрешить согласование с уменьшающимся кругом согласующих. Все согласующие получат задание на согласование доработанного документа, даже если кто-то из них уже согласовал документ;

•только с согласующими, которые отправили документ на доработку, оставьте флажок Разрешить согласование с уменьшающимся кругом согласующих установленным. При выполнении задания на доработку в параметрах согласования инициатор может отправить сотрудникам, которые уже согласовали документ, уведомление, повторное задание на согласование или ничего не отправлять.

По умолчанию флажок установлен.

4.Задайте настройки прав доступа на документ для инициатора согласования. Если необходимо запретить инициатору редактировать основной документ и приложения после отправки на согласование по регламенту, установите флажок Понизить права инициатора согласования до «Просмотр». Инициатор сможет вносить изменения только после получения задания на доработку или прекращения задачи на согласование.

Ограничиваются личные права инициатора на документы. Если инициатор включен в группу пользователей или роль, для которых настроены полные права или права на изменение документов, то он по-прежнему сможет их редактировать.

ВАЖНО. Если для основного документа включен строгий доступ, права инициатора согласования не меняются на «Просмотр», чтобы в дальнейшем он мог выдать права участникам задачи.

5.Перейдите на закладку «Схема» и настройте схему согласования. Добавьте на схему этапы согласования в той последовательности, в которой должны обрабатываться документы.

6.Сохраните карточку правила согласования. Будет создана первая версия правила согласования с состоянием Черновик. Доработайте черновик, проверьте настройки с помощью «Сводного отчета по правилам согласования». При этом сотрудники не смогут использовать черновик для отправки документов на согласование по регламенту. Подробнее см. «Жизненный цикл правила согласования».

При сохранении карточки правила проверяется наличие дублей. Проверка выполняется по приоритету, который автоматически рассчитывается в зависимости от заданных критериев: Наши организации, Подразделения, Виды документов. Если дубли найдены, появится соответствующее сообщение:

Для просмотра списка дублей перейдите по ссылке Показать дубли в тексте сообщения. При необходимости внесите изменения в критерии существующего или нового правила. Если в системе настроено несколько действующих правил с одинаковым максимальным приоритетом, инициатор согласования должен вручную выбрать нужный регламент при старте задачи.

При необходимости распечатайте отчет «Правило согласования», чтобы согласовать новое правило с руководством.

7.После того, как черновик версии правила согласования подготовлен, сделайте его действующим. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Сделать действующим. В поле *Состояние значение изменится на Действующая. В результате сотрудники смогут выбирать версию данного правила в задачах на согласование по регламенту.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024