Ситуация

В организации входящие документы направляются на рассмотрение генеральному директору. Он рассматривает документы в бумажном виде с предварительно подготовленным проектом резолюции. Необходимо адаптировать процесс рассмотрения документа таким образом:

•проект резолюции готовит советник генерального директора;

•помощник генерального директора получает задание на печать документа и проекта резолюции, распечатывает документы и приносит руководителю на рассмотрение в бумажном виде;

•если советник или помощник директора решают передать документ на рассмотрение другому руководителю, например исполнительному директору, то инициатору приходит задание на переадресацию. Он отправляет документ на рассмотрение другому адресату и выполняет задание. Процесс завершается.

Решение

1.Создайте копию стандартного варианта процесса «Рассмотрение документа одним адресатом» для типа задачи Задача на рассмотрение документа.

2.На вкладке «Свойства» укажите имя, описание, приоритет и критерии варианта процесса:

ВАЖНО. Убедитесь, что указанный приоритет выше, чем в стандартном варианте процесса.

Согласно критериям процесс выбирается, если соблюдены условия:

•документ отправляется на рассмотрение одному адресату;

•адресат является генеральным директором.

3.Перейдите на вкладку «Схема», удалите блоки условий, лишние задания и уведомления, а также перенастройте переходы между оставшимися блоками. Внешний вид схемы должен получиться таким, как на скриншоте:

4.Измените свойства блока «Подготовка проекта резолюции»:

•в поле Заголовок укажите новое название блока, например «Подготовка проекта резолюции советником»;

•в поле Исполнители укажите советника генерального директора;

•в поле Тема укажите шаблон темы задания, которая отобразится советнику в списке заданий. Например, «Подготовьте проект резолюции: $DocumentName», где $DocumentName – наименование основного документа, вложенного в задачу на рассмотрение.

5.Заполните свойства блока «Доработка проекта резолюции помощником»:

•в поле Заголовок укажите новое название блока, например «Задание на печать документа и передачу на рассмотрение»;

•в поле Исполнители укажите помощника с помощью вычисляемого выражения Параметры процесса → Адресат → Помощник;

•в поле Тема укажите шаблон темы задания, например «Распечатайте и передайте на рассмотрение проект резолюции и документ: $DocumentName», где $DocumentName наименование основного документа, вложенного в задачу на рассмотрение;

•в поле Срок укажите, за какое время должно быть выполнено задание, например 4 часа;

•заполните инструкцию для исполнителя поручения. Укажите текст инструкции в поле Русский:

6.На схему добавьте блок «Задание» между блоками «Удаление неутвержденного проекта резолюции» и «ИЛИ».

Когда инициатор получает это задание, он должен создать новую задачу на рассмотрение с другим адресатом. После выполнения задания всем наблюдателям приходит уведомление о результате рассмотрения, и процесс завершается:

7.Заполните свойства блока «Задание»:

•в поле Заголовок укажите новое название блока, например «Задание на переадресацию рассмотрения»;

•в поле Исполнители укажите инициатора задачи с помощью вычисляемого выражения: Задача → От;

•в поле Тема укажите шаблон темы задания, например «Переадресуйте рассмотрение новому адресату: $Addressee». Задайте параметр $Addressee с помощью вычисляемого выражения: Параметры процесса → Адресат → Персона → Фамилия и инициалы;

•в поле Срок укажите, за какое время должно быть выполнено задание, например 4 часа.

8.В блоке «Подготовка проекта резолюции» перейдите на вкладку «Результаты выполнения», выберите пункт Переадресовать рассмотрение, а затем нажмите на кнопку Добавить. В открывшем окне заполните поля значениями:

•Параметр процесса – Адресат;

•Операция – Установить значение;

•Значение – Задание → Переадресовать сотруднику.

После изменения свойств и добавления нового блока схема примет вид:

8.Сохраните изменения и согласуйте новый вариант процесса рассмотрения со всеми заинтересованными лицами. Для этого в карточке процесса на панели действий нажмите на кнопку Отправка и выберите пункт Вложением в задачу.

9.После согласования черновика варианта процесса сделайте его действующим. В карточке варианта процесса на закладке «Свойства» в поле Состояние выберите значение Действующая. Сохраните карточку.

В результате новый вариант процесса станет действующим. Он автоматически выбирается системой в задачах на рассмотрение документа, если документ отправляется только генеральному директору.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024