Делопроизводитель обрабатывает входящие документы, которые поступили в бумажном виде или по электронной почте:

1.Заносит документы вручную.

2.Регистрирует документ для учета всей корреспонденции, поступающей в организацию.

3.В зависимости от принятого в организации порядка рассмотрения входящих документов отправляет электронный документ задачей на рассмотрение или передает руководителю на рассмотрение бумажный экземпляр.

 Если используются интеллектуальные возможности, делопроизводитель:

1.Проверяет результаты интеллектуальной обработки и регистрирует документ в ходе верификации.

2.В зависимости от принятого в организации порядка рассмотрения входящих документов отправляет электронный документ задачей на рассмотрение или передает руководителю на рассмотрение бумажный экземпляр.

Ответственный за абонентский ящик нашей организации получает задание на обработку поступивших документов, если входящие документы поступили через сервис обмена. При выполнении задания ответственный:

1.Проверяет поступившие документы.

2.При необходимости переадресовывает дальнейшую обработку другому сотруднику, например делопроизводителю, или самостоятельно регистрирует и отправляет входящие документы на рассмотрение.

Этап выполняется, если помощник готовит проекты резолюций перед отправкой документов на рассмотрение руководителю.

Помощнику приходит задание на подготовку проекта резолюции, в котором он выполняет одно из действий:

•готовит проект резолюции. В зависимости от состава работ помощник создает простое или составное поручение. Если нужно отслеживать выполнение работ, то ставит поручение на контроль и указывает контролера. Далее отправляет документ вместе с подготовленной резолюцией на рассмотрение руководителю;

•сам создает поручения и отправляет их на исполнение;

•принимает документ к сведению;

•переадресует задание сотруднику, ответственному за принятие решений по документу.

Этап выполняется, если руководитель сам выносит резолюции по входящим документам.

Руководителю приходит задание на рассмотрение входящего документа, в котором он выполняет одно из действий:

•выносит резолюцию. Если документы рассматриваются в электронном виде, то после выполнения задания помощнику руководителя придет задание на создание поручений. Если в бумажном виде, то руководитель выдает помощнику поручения устно или письменно;

•создает поручения и отправляет их на исполнение;

•принимает документ к сведению;

•переадресует задание сотруднику, ответственному за принятие решений по документу.

Этап выполняется, если помощник готовит проекты резолюций перед отправкой документов на рассмотрение руководителю.

Руководителю приходит задание на рассмотрение входящего документа с проектом резолюции, в котором он выполняет одно из действий:

•утверждает проект резолюции. Поручения, подготовленные помощником, автоматически отправятся в работу;

•пишет замечания и возвращает помощнику проект резолюции. Помощнику придет задание на доработку проекта резолюции;

•принимает документ к сведению;

•переадресует задание сотруднику, ответственному за принятие решений по документу.

Исполнитель выполняет работы по поручению и дополнительно может:

•перепоручить часть работ другому сотруднику. Для этого создается подчиненное поручение;

•запросить продление срока поручения и предложить новый.

Контролер отслеживает процесс исполнения поручений по входящему документу. Например, запрашивает отчет о состоянии исполнения поручения или использует список поручений.

При проверке работ контролер принимает или отправляет на доработку результат исполнения поручения.