Область переписки по задаче включает в себя текст поставленной задачи и ее подзадач, а также все указанные при выполнении заданий результаты. Сотрудник, который отправил задачу на выполнение, с помощью переписки может подробно ознакомиться с текущим состоянием работ по задаче. Например, отследить, на ком остановилось согласование документа, просмотреть причины задержки работы по информации из текста задания и т.д. Для удобства для всех задач и заданий в области переписки справа наглядно отображаются статусы с состоянием работ и информация, если текст был изменен:

В системе при работе с перепиской можно:

•фильтровать задания и подзадачи по критериям;

•разворачивать и сворачивать тексты подзадач;

•печатать переписку;

•копировать ее.

В области переписки при нажатии на кнопку доступно контекстное меню. Оно позволяет выполнить дополнительные действия:

Если в текст переписки добавлена ссылка на документ или папку, то при переходе по ссылке в зависимости от объекта откроется: содержимое – для папок и документов с версиями, карточка – для документов без версий, окно предпросмотра – для изображений. Для ссылок в переписке также доступно контекстное меню.

В задачах с большим количеством исполнителей состояние работ можно отследить на вкладке «Состояние». Записи отображаются компактно, и благодаря этому сотрудник видит полную картину по семейству задачи.

Переписку по задаче можно отображать на отдельной вкладке. Настройки отображения задаются разработчиком.

Фильтрация по критериям

В системе можно фильтровать задания и подзадачи в области переписки по разным критериям, используя панель с действиями.

Например, это полезно в ситуации, когда сотрудник отправил коллегам составное поручение для исполнения протокола совещания. При этом поручение состоит из нескольких пунктов, и через неделю нужно проконтролировать, какие поручения еще не выполнены.

Для удобного просмотра фильтруйте область переписки по различным критериям:

•Мое задание. Отображает задание исполнителя с созданными подзадачами, не отвлекая его на задания других исполнителей этой же задачи или подзадачи;

•Текущая задача. Установлен по умолчанию при открытии карточки. Отображает развернутыми все задания исполнителя, которые были отправлены инициатором ранее, а также «соседние» задания других исполнителей, созданные по этой же задаче или подзадаче. Таким образом фильтр отображает задания по активной ветке исполнителя, не отвлекая его на вложенные подзадачи других исполнителей;

•В работе. Отображает задания, которые находятся в работе у исполнителей, скрывает выполненные и прекращенные;

•Просроченные. Отображает задания, которые не выполнены к сроку. Выберите значение, чтобы, например, отследить исполнителей, которые задерживают работы, и при необходимости поторопить их с исполнением;

•С комментариями. Отображает задания, в тексте которых исполнитель указал какую-либо информацию. Позволяет ознакомиться с замечаниями участников задач и подзадач;

•Все. Выберите значение, чтобы отобразить всю переписку. Также с его помощью можно убрать ранее примененный фильтр.

При следующем открытии карточки этого типа задачи или задания область переписки фильтруется по тому критерию, который выбирали последним. Например, если в карточке простого задания выбрать критерий Просроченные и закрыть карточку, то при следующем открытии карточки простого задания также будут показаны просроченные. При этом в карточке задания на согласование область переписки фильтруется по критерию Текущая задача, если ранее в других заданиях этого типа фильтрацию не изменяли.

Разворачивание и сворачивание переписки

По умолчанию инициатор задачи видит подзадачи в области переписки свернутыми. Это удобно, потому что так вы сразу видите информацию, предназначенную для вас. Кроме того, так переписка размещается компактно.

Исполнитель в переписке по своей ветке видит развернутыми задания, которые отправлены инициатором ранее. Текущее задание сотрудника, а также задача, по которой оно создано, выделяются синим цветом. Если задание исполнителя было создано в рамках подзадачи, то подзадача развернута.

Инициатор и исполнители в поле «Кому» в тексте задачи или задания могут сразу посмотреть всех, кому отправлена задача. При этом фамилии тех, кто уже выполнил задание, отображаются в первую очередь:

Иногда информации в текущем задании может быть недостаточно. Или сама постановка задания может потребовать изучить детали из переписки. В этом случае можно развернуть подзадачи в области переписки. Например, в следующих ситуациях:

•если при приемке результатов в отчете об исполнении содержится общая информация и сведений для принятия решения не хватает. В этом случае посмотрите детали в развернутой переписке;

•если в рамках задания подписывается бумажный экземпляр документа и к нему необходимо приложить все примечания участников задачи и подзадач. В этом случае разверните все группы подзадач, заданий и уведомлений исходной задачи и распечатайте переписку с замечаниями.

Чтобы развернуть группы подзадач, расположенные ниже по уровню, воспользуйтесь кнопкой . При необходимости можно развернуть не только группы подзадач, но и группы заданий и уведомлений, которые входят в подзадачи. Для этого воспользуйтесь кнопкой  Развернуть все.

Для сворачивания всей переписки (групп подзадач, заданий и уведомлений), кроме текущей ветки, нажмите на кнопку  Свернуть все.

Печать переписки

В системе можно распечатать переписку по задаче. Например, это полезно в ситуациях, когда:

•подписывается бумажный экземпляр документа и к нему необходимо приложить все замечания участников задачи и подзадач;

•при согласовании по регламенту создавались подзадачи, и их текст не попадает в лист согласования;

•руководитель не работает в системе Directum RX и его необходимо ознакомить с ходом решения вопроса.

Чтобы распечатать переписку, нажмите на кнопку Печать переписки:

При печати внешний вид переписки сохраняется.

Копирование переписки

В системе можно скопировать переписку. Например, чтобы добавить ответы участников задачи в документ или отправить письмом.

Чтобы скопировать переписку, выделите нужный фрагмент текста в карточке задачи, задания или уведомления и нажмите на клавиши CTRL+C. Текст скопируется в буфер обмена. Копируется текст задачи, заданий, уведомлений и развернутых подзадач. После этого вставьте текст в письмо или документ. Для этого нажмите на клавиши CTRL+V.

В офисные приложения с поддержкой HTML текст вставляется с сохранением форматирования. Например, форматирование сохраняется при вставке текста в Microsoft Word и Microsoft Outlook. Если приложение не поддерживает HTML, например, Блокнот, то текст вставляется без форматирования.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024