Документы поступают в организацию из разных источников. Например, контрагент может прислать письмо по электронной почте или выслать подписанный экземпляр договора курьером. Чтобы зарегистрировать эти документы и отправить на согласование или рассмотрение, их необходимо занести в Directum RX. Часто приходится делать это вручную, что занимает время.

Чтобы все документы загружались автоматически, можно настроить интеллектуальную обработку. ИИ-механизмы определяют, к какому виду относится документ, и заполняют его реквизиты извлеченными фактами.

Однако если распознавание текста и классификация не требуется, то теперь можно загружать письма в систему автоматически без интеллектуальных инструментов с помощью службы ввода (DCS). В новом справочнике Источники занесения документов указываются параметры обработки документов:

•с каким типом документы создаются в системе;

•параметры для автоматического заполнения полей в карточке;

•сотрудник, ответственный за верификацию.

Обычно корреспонденция поступает по разным каналам. Чтобы учесть особенности занесения, в справочнике можно указать, откуда документы будут загружаться в Directum RX:

•через почту напрямую от контрагента, если в систему нужно заносить все письма, которые контрагент присылает на почтовый ящик организации:

•через служебную почту – отдельный почтовый ящик, на который делопроизводитель выборочно пересылает письма от контрагентов. Например, он может пересылать только важную корреспонденцию, игнорируя рекламные рассылки:

Для компаний с холдинговой структурой можно настроить систему так, чтобы письма, адресованные в любую организацию холдинга, заносились через общий почтовый ящик. При этом в карточках документов автоматически указывается филиал, которому адресовано письмо. Это упрощает настройку и поддержку системы, так как для всех наших организаций используется единый источник поступления документов:

•со сканера, если контрагент отправляет письма в бумажном виде. В этом случае делопроизводителю достаточно отсканировать документ в общую папку, из которой документы заносятся в систему:

Если документ промаркирован штрихкодом и его цифровая версия уже сохранена в Directum RX, то при сканировании автоматически создается новая версия. Так сотрудники могут легко отследить историю изменений, а в системе не накапливаются дубли.

Загруженные документы отправляются на проверку ответственному сотруднику для дальнейшей обработки.

Для автоматического занесения документов без сервисов Ario необходимы лицензии на службу ввода документов (DCS) и новый модуль «Обработка занесения документов».