Занесение документов > Занесение документов с электронной почты

Можно настроить импорт электронных писем, которые поступают:

Для этого нужно настроить источник поступления документов. Чтобы его создать:

1.На обложке модуля «Настройки документооборота» в группе «Интеграция» выберите пункт Источники поступления документов.

2.В открывшемся справочнике нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите Источник поступления документов. В результате откроется запись справочника:

3.Заполните поля:

*Имя. Название источника поступления документов.

*Линия обработки полученных документов. Имя должно состоять из латинских букв, цифр, без пробелов и не должно превышать 25 символов. Значение должно соответствовать имени линии, которое указано в службе ввода документов в настройке модуля отправки ProgramSender в параметре ProgramArguments.

ВАЖНО. Если указанное имя линии не совпадает со значением из файла appsettings.json, то при приемке документов службой DCS возникнет ошибка.

Использовать интеллектуальную обработку. Установите флажок, если в системе подключены сервисы Ario и есть возможность обрабатывать документы с их помощью. Если флажок установлен, поле Тип документа для вложений становится недоступным, так как тип документа будет определяться классификатором.

Состояние источника поступления. Возможные значения: Действующая, Закрытая. Чтобы документы из выбранного источника заносились в систему, выберите значение Действующая.

4.Задайте параметры заполнения сведений о нашей организации:

Наша организация, для которой настраивается занесение документов. В карточках таких документов автоматически будет указываться организация, в которую они поступили.

ПОДРОБНЕЕ

*Подразделение, которое будет указываться в карточках поступивших документов в поле *Подразделение.

Ответственный. Сотрудник, который будет получать задания на обработку комплектов документов, поступивших по соответствующей линии. Можно указать роль с одним участником.

ПРИМЕЧАНИЕ. У нескольких линий может быть один и тот же ответственный за обработку документов.

Отправлять задачу на верификацию. Снимите флажок, если задачу на верификацию документов отправлять не нужно. По умолчанию флажок установлен.

5.Задайте параметры создания документов из эл. почты:

Загружать содержимое письма. Снимите флажок, если необходимо загружать только вложения к письму, а содержимое – нет. По умолчанию флажок установлен.

Тип документа для содержимого письма. Укажите, с каким типом необходимо заносить документ с содержимым письма. Поле доступно для заполнения, если установлен флажок Загружать содержимое письма.

Способ обработки корреспонденции. Укажите, каким образом документы будут заноситься в систему. Возможные значения:

•Напрямую от корреспондента. Документы заносятся с внешней почты организации, которая используется для переписки с контрагентами. В этом случае корреспондент входящего письма определяется по почте отправителя;

•Пересылка на служебную почту. Документы заносятся с почты, на которую делопроизводители пересылают письма от контрагентов. В этом случае корреспондент входящего письма определяется из текста сообщения.

Определять нашу организацию по эл. почте отправителя. Флажок доступен, если выбран способ обработки корреспонденции Пересылка на служебную почту.

Тип документа для вложений. Укажите, с каким типом необходимо заносить вложения к письму. Если не установлен флажок Загружать содержимое письма, то доступно только значение «Простой документ».

6.Сохраните запись справочника.

Занесение напрямую от корреспондента

В некоторых организациях нужно настроить систему так, чтобы вся корреспонденция поступала сразу ответственному за обработку документов в виде заданий. При такой настройке имя корреспондента определяется по адресу электронной почты, с которого отправлено письмо:

Чтобы создать такой источник поступления:

1.Убедитесь, что в карточке контрагента указан адрес электронной почты, с которой поступают письма.

2.В записи справочника Источник поступления документов заполните обязательные поля.

3.В поле Наша организация в выпадающем списке выберите нашу организацию, для которой необходимо настроить занесение документов.

4.В поле Тип документа для содержимого письма укажите тип «Входящее письмо».

5.В поле Способ обработки корреспонденции из выпадающего списка выберите значение Напрямую от корреспондента.

В результате все документы, поступающие от контрагентов на указанную электронную почту, заносятся в систему с типом «Входящее письмо». Для каждого из них автоматически определяется корреспондент.

Занесение через служебную почту для нашей организации

В некоторых организациях делопроизводитель выборочно загружает в систему документы, которые поступают на эл. почту. Чтобы автоматизировать процесс, сотруднику нужно пересылать выбранные письма на служебную почту:

Чтобы создать такой источник поступления:

1.Убедитесь, что в карточке нашей организации указан адрес электронной почты, на который поступают документы от контрагентов и с которой планируется пересылать письма на служебную почту.

2.В записи справочника Источник поступления документов заполните обязательные поля.

4.В поле Тип документа для содержимого письма укажите тип «Входящее письмо».

5.В поле Способ обработки корреспонденции из выпадающего списка выберите значение Пересылка на служебную почту.

В результате, при пересылке письма из внешней электронной почты на служебную, документы заносятся в систему с типом «Входящее письмо». Для каждого из них автоматически определяется корреспондент. Задание на обработку отправляется ответственному сотруднику нашей организации, указанной в карточке источника поступления документов.

СОВЕТ. Для холдингов можно настроить занесение документов в разрезе наших организаций. Подробнее см. в разделе «Настройка занесения документов для нескольких наших организаций».

СМ. ТАКЖЕ