Ситуация

В компании параллельно ведется множество проектов. Для упрощения работы с ними нужно настроить систему так, чтобы при согласовании ключевых проектных документов автоматически устанавливалось состояние ЖЦ проекта:

•Планирование, если подписан устав проекта. Перед изменением состояния администратор получает задание на проверку документов. Если администратора проекта нет, задание приходит руководителю проекта;

•Исполнение, если подписан план проекта;

•Завершение, если подписан итоговый отчет по проекту.

Состав ключевых проектных документов см. в методическом документе «Регламент управления проектом» в папке docs из комплекта поставки.

Решение

1.Создайте вид документа «Итоговый отчет по проекту» с настройками, как показано на скриншоте:

2.В карточке вида документа «План проекта» в выпадающем списке Действия по отправке выберите действие Согласование по процессу:

Аналогично настройте действие по отправке для вида «Устав проекта».

3.Создайте копию стандартного варианта процесса «Согласование проектных документов».

4.На вкладке «Свойства» укажите имя, описание, приоритет и критерии варианта процесса:

Новый процесс будет выбран, если на согласование отправляется устав, план или итоговый отчет по проекту.

5.Перейдите на вкладку «Схема» и добавьте параметр процесса «Ответственный за проверку документов по проекту» со следующими настройками:

6.Измените схему процесса, как показано на скриншоте:

7.Добавьте блок условия с заголовком «Подписан Устав?» и в поле Логическое выражение задайте значение:

8.Добавьте блок условия с заголовком «Назначен администратор?». В нем определятся исполнитель задания на проверку документов по проекту. Им может быть администратор или руководитель, если администратора нет. В поле Логическое выражение укажите значение:

Задайте изменение параметра процесса «Ответственный за проверку документов по проекту» при завершении блока:

9.Добавьте блок «Расширенное задание» и заполните свойства:

•укажите заголовок, инициатора, тему в карточке и в переписке, а также инструкцию задания;

•в поле Исполнители задайте выражение для вычисления ответственного за проверку документов по проекту;

Чтобы проект автоматически переводился из состояния Инициация в состояние Планирование, укажите изменение свойства объекта при завершении блока:

10.Добавьте условие с заголовком «Подписан план проекта?» и в поле Логическое выражение задайте значение:

11.Задайте изменение свойств объектов при завершении блока. Если подписан план проекта:

•для плана проекта устанавливается состояние Действующий:

•для проекта устанавливается состояние Исполнение:

Вариант процесса выбирается, если на согласование отправляется устав, план или итоговый отчет по проекту. Соответственно, если подписаны не план и не устав, то на согласование отправлен итоговый отчет. В этом случае после его подписания состояние проекта изменяется на Завершение:

12.Сохраните изменения и согласуйте новый процесс со всеми заинтересованными лицами. Для этого в карточке процесса на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт Вложением в задачу.

13.После согласования черновика варианта процесса сделайте его действующим. Для этого в карточке варианта процесса на вкладке «Свойства» в поле Состояние выберите значение Действующая. Сохраните карточку.

В результате новый вариант процесса станет действующим. Он автоматически выбирается системой в задачах на согласование по процессу, если отправляется устав, план или итоговый отчет по проекту.

© Компания Directum, 2025