Ситуация

Секретарю необходимо согласовать дату, время и место проведения совещания с участниками (руководителями организации, руководителями структурных подразделений, и т.д.), учитывая их плотный график.

Решение

Воспользуйтесь инструментом для календарного планирования, который принят в вашей организации. Например, Microsoft Outlook. Для этого:

1.Создайте приглашение на собрание. Подробнее о создании приглашений см. в документации Microsoft статью «Планирование собрания с другими людьми».

2.В приглашении укажите:

•планируемые дату, время и место проведение совещания;

•тему совещания и кратко напишите его цели;

•председателя и предполагаемых участников в качестве получателей приглашения.

Совет. Если участников совещания много, скопируйте их имена из карточки совещания.

3.Добавьте в приглашение ссылку на повестку, если она уже подготовлена.

Если в совещании принимают участие представители сторонних организаций (внешние участники), добавьте повестку в приглашение в качестве вложения.

4.Отправьте приглашение.

При необходимости после согласования с участниками даты и места проведения совещания отправьте в Directum RX повестку на свободное согласование или на ознакомление. Например, если после согласования время и место встречи изменилось.

СМ. ТАКЖЕ