Для совещаний, по которым необходимо оформлять и согласовывать повестку, протокол, контролировать исполнение решений, рекомендуется создавать в системе карточку. Например, для официальных совещаний с участием высшего руководства. Это позволяет:

•получить быстрый и удобный доступ к повестке, протоколу и другим документам по совещанию;

•автоматически заполнять повестку и протокол данными из карточки совещания;

•быстро находить в реестре совещания, по которым нужно подготовить протокол;

•автоматически выдавать участникам совещания права на повестку и протокол.

Примечание. Для летучек, свободных обсуждений и рабочих совещаний, по которым протокол не оформляется или составляется в свободной форме, создавать карточку совещания не обязательно.

Для упрощения организации совещания используйте карточку при подготовке, оформлении результатов, а также для мониторинга состояния работ, быстрого поиска материалов и поручений по совещанию.

1.Создайте карточку совещания одним из способов:

•на обложке модуля «Совещания» в группе «Совещания» выберите пункт Создать совещание;

•в проводнике веб-клиента нажмите на кнопку . В выпадающем списке выберите пункт Прочее. В появившемся окне в группе «Управление совещаниями» выберите пункт Совещание;

•в модуле «Совещания» в списке «Реестр совещаний» нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите Совещание.

2.Заполните поля в открывшейся карточке:

*Тема совещания.

*Дата и время проведения совещания.

*Длительность, ч. Продолжительность совещания, указанная в часах.

Место проведения совещания.

Секретарь. Сотрудник, ответственный за организацию совещания. Подготавливает повестку совещания, оформляет протокол и организует его согласование, создает поручения для исполнения решений совещания. По умолчанию указывается сотрудник, который создает совещание в системе.

Председатель. Сотрудник, ответственный за совещание. Утверждает перечень вопросов для обсуждения, управляет ходом совещания, утверждает решения.

Участники. Сотрудники, которые принимают участие в совещании. Кроме сотрудников в поле можно указать роли, группы и подразделения.

Чтобы добавить только часть сотрудников из роли, группы или подразделения, на панели действий нажмите на кнопку Добавить участников, в открывшемся окне выберите, например, отдел продаж. В этом случае все сотрудники отдела продаж по-отдельности добавятся в поле Участники. Затем вручную удалите записи сотрудников, которых необходимо исключить из совещания.

Совет. Если в совещании должны принять участие представители сторонних организаций (внешние участники), укажите это в поле Примечание. Запишите их ФИО и наименование организации.

3.Настройте права доступа карточке совещания. Автоматически они выдаются:

•сотруднику, который создал совещание в системе – полные права;

•секретарю и председателю совещания – на изменение;

•участникам совещания – на просмотр.

При необходимости выдайте права доступа другим сотрудникам.

4.Сохраните карточку совещания.

5.Подготовьте повестку. Для этого создайте документ по кнопке Повестка на панели действий в карточке совещания:

Примечание. Если для совещания уже создана повестка, то при нажатии на кнопку откроется ее карточка. Если создано несколько повесток, то откроется их список.

6.Заполните карточку и содержимое повестки, затем согласуйте документ с председателем и участниками совещания. Подробнее см. раздел «Подготовка повестки».

7.Отправьте участникам совещания приглашение на встречу.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024