Практические рекомендации > Настройка регистрации, нумерации и видов документов > Рекомендации по созданию и настройке прав доступа на шаблоны документов

Ситуация

Для создания однотипных документов в системе используются шаблоны, например, исходящих писем, договоров, приказов, распоряжений. Часть шаблонов документов уже есть в системе, при необходимости вы можете создавать свои.

При работе с шаблонами возможны следующие ситуации:

1.В организации выделен сотрудник, ответственный за ведение шаблонов документов.

2.По умолчанию сотрудникам доступны для просмотра все шаблоны. Это значит, что при создании документов сотрудники могут выбирать любой из шаблонов. Чтобы сотрудники использовали в работе только «свои» шаблоны, необходимо ограничить доступ к шаблонам документов других подразделений.

Решение

Наименование шаблонов

Перед созданием шаблонов документов рекомендуется определить перечень необходимых шаблонов в каждом подразделении и утвердить его в нормативных документах, например в положении о делопроизводстве. Порядок создания и настройки шаблонов см. в разделе «Шаблоны документов».

Чтобы отличать шаблоны от других документов в системе, рекомендуется заполнять имя шаблона в формате:

«Шаблон <наименование вида документа>».

Пример: «Шаблон служебной записки».

Если для подразделений или наших организаций шаблоны одного документа отличаются, например шаблоны исходящих писем отличаются логотипами и текстом, то для каждого подразделения или нашей организации создайте свой шаблон. В этом случае имя шаблона рекомендуется заполнять в формате:

«Шаблон <наименование вида документа> (<наименование подразделения>, <наименование организации>)».

Примеры:

•«Шаблон исходящего письма (отдел продаж)»;

•«Шаблон исходящего письма (Прибор-консалт)»;

•«Шаблон исходящего письма (отдел продаж, Прибор-консалт)».

В организации выделен сотрудник, ответственный за шаблоны документов

В системе создавать и настраивать шаблоны, а также назначать права доступа к ним по умолчанию может только администратор. Чтобы передать права ответственному сотруднику:

1.В модуле «Компания» откройте справочник Сотрудники.

2.Найдите ответственного сотрудника и откройте его карточку.

3.На панели действий нажмите на кнопку Разрешения.

4.На открывшейся панели нажмите на кнопку Добавить тип объекта и в выпадающем списке выберите значение Шаблон документа.

5.Нажмите на название типа прав, который необходимо изменить, и в выпадающем списке выберите значение Изменение.

В результате сотрудник сможет создавать шаблоны документов, изменять существующие и настраивать на них права доступа. Подробнее см. раздел «Настройка прав доступа».

Примечание. Желательно, чтобы ответственный сотрудник закреплялся локальным нормативным актом организации, например приказом, должностной инструкцией.

Ограничение доступа сотрудников к шаблонам

Чтобы ограничить права доступа к шаблону документа:

1.В модуле «Настройки документооборота» откройте справочник Шаблоны документов.

2.Найдите необходимый шаблон и откройте его карточку.

3.На панели действий нажмите на кнопку Доступ.

4.В открывшейся панели нажмите на кнопку Добавить пользователей и укажите конкретного сотрудника, подразделение или организацию, которым хотите ограничить доступ к шаблону.

5.Нажмите на название типа прав, который необходимо изменить, и в выпадающем списке выберите значение Доступ запрещен.

Подробнее см. раздел «Настройка прав доступа».

В результате указанные сотрудники не смогут выбирать шаблон при создании документа.

Примечание. Назначать права доступа на шаблоны может только администратор системы или ответственный сотрудник.