Прикладные настройки > Настройка структуры компании

Справочник предназначен для хранения сведений о сотрудниках наших организаций. Для сотрудников, которые будут работать в системе, указываются учетные записи.

Каждой записи справочника Сотрудники должна соответствовать запись справочника Персоны. При этом для одной персоны можно создать несколько сотрудников.

Чтобы создать карточку сотрудника:

1.В модуле «Компания» в справочнике Сотрудники нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Сотрудник.

Заполните поля в карточке:

ПОДРОБНЕЕ

*Персона. Связь с персональной информацией о сотруднике. Если в справочнике Персоны нет подходящей записи, создайте новую.

Учетная запись, предназначенная для входа в систему. Для выбора доступны только свободные учетные записи, не связанные с другими сотрудниками. Если в справочнике Учетные записи нет подходящей записи, создайте новую. Если сотрудник не работает с системой, то для него не нужно создавать учетную запись.

*Подразделение, в котором работает сотрудник. Используется, например, для автоматического определения непосредственного руководителя, которому отправляется документ на согласование по регламенту. Если согласно структуре компании сотрудник не состоит в каком-либо подразделении, создайте «виртуальное» подразделение с говорящим названием. Например «Служба генерального директора».

Примечание. При заполнении поля *Подразделение сотрудник автоматически попадает в список всех сотрудников, которые работают в данном подразделении. Список отображается в карточке подразделения на закладке «Сотрудники». Если сотрудник одновременно работает в нескольких подразделениях, вручную добавьте его в списки сотрудников в карточках остальных подразделений.

Если заполнить должность сотрудника, в карточке которой указано подразделение, то поле *Подразделение заполнится автоматически.

Табельный номер. Уникальный номер сотрудника в пределах организации, который присваивается при приеме на работу.

Должность сотрудника. Для выбора доступны записи, которые относятся к указанному подразделению, а также для которых подразделение не заполнено. Должности подчиненных подразделений не отображаются в списке для выбора.

*Эл. почта и Рабочий телефон. Рабочие контактные данные сотрудника.

В группе «Уведомлять по электронной почте» установите флажки:

•О просроченных заданиях и О новых заданиях. В этом случае, в системе каждые 30 минут будет выполняться проверка на наличие просроченных заданий или новых непрочитанных заданий и уведомлений. Если такие задания есть, то сотруднику придут оповещения на электронную почту. Настройки рассылки задаются в фоновом процессе «Документооборот. Рассылка писем о новых и просроченных заданиях»;

•О текущих заданиях и задачах в виде сводки. В этом случае сотрудник будет получать электронные письма со сводкой о заданиях и задачах в работе. По умолчанию электронные письма отправляются ежедневно. Настройки рассылки задаются в фоновом процессе «Документооборот. Рассылка писем со сводкой по заданиям и задачам в работе».

По умолчанию флажки установлены. При необходимости администратор может настроить состояние флажков по умолчанию. Например, чтобы при создании новых карточек сотрудников флажки автоматически снимались.

Если сотрудник назначен замещающим и для него настроено уведомление по электронной почте, то ему также приходят оповещения о новых и просроченных заданиях и текущих заданиях и задачах в виде сводки для отсутствующего сотрудника. Оповещения приходят вне зависимости от настроек, заданных в карточке отсутствующего сотрудника.

Поле *Эл. почта становится обязательным для заполнения, если установлен хотя бы один из флажков в группе «Уведомлять по электронной почте».

ИД внешней системы. Идентификатор контрагента во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

2.Добавьте фотографию сотрудника. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Загрузить фото. В открывшемся окне выберите файл с фотографией в формате JPEG или PNG. Рекомендуемый размер изображения – 300х300 пикселей. Размер файла не должен превышать 300 Кб.

3.Сохраните карточку.

4.При необходимости настройте права доступа к объектам системы для сотрудников.

Если сотрудник будет подписывать документы усиленной электронной подписью (ЭП), то для него необходимо приобрести и зарегистрировать в системе цифровой сертификат ЭП. Зарегистрировать сертификат ЭП можно прямо из карточки сотрудника. Для этого на панели действий в выпадающем списке Поиск выберите пункт Показать сертификаты.

Если у сотрудника уже есть зарегистрированные сертификаты ЭП, то они отобразятся в открывшемся списке. Создайте запись цифрового сертификата и добавьте приобретенный сертификат ЭП. Подробнее см. «Цифровые сертификаты».

ВАЖНО. Записи справочника не рекомендуется удалять. Если запись стала неактуальной, закройте ее. Для этого в поле Состояние укажите значение Закрытая.

Перевод сотрудника в другое подразделение

Перед тем, как перевести сотрудника в другое подразделение, руководителю необходимо передать его обязанности другому сотруднику. Подготовительные работы схожи с процессом перевода сотрудника в другую организацию.

Когда сотрудника перевели в другое подразделение, администратору необходимо выполнить настройки:

1.В справочнике Сотрудники поменяйте для него должность и подразделение.

2.В поле Примечание укажите информацию о переводе в формате:

Переведен из <Подразделения>, ДД.ММ.ГГГГ.

3.Исключите переведенного сотрудника из групп его прежнего подразделения и включите в группы нового подразделения.

4.Отредактируйте все записи справочников, где упоминался переведенный сотрудник. Для этого сформируйте отчет «Полномочия и зоны ответственности сотрудника». В отчете по ссылкам в колонке ИД откройте карточки записей справочников и укажите в них нового сотрудника, который будет выполнять обязанности переведенного.

5.Попросите сотрудника обновить свои персональные настройки, чтобы при создании документов в их карточках автоматически заполнялось нужное подразделение. Для этого новое подразделение должно быть указано в персональных настройках в группе «Документы».

СМ. ТАКЖЕ