Документы > Настройка прав доступа

Для документов, папок и задач настраиваются права доступа. От типа прав зависит, какие действия может выполнять сотрудник с записью. У каждого типа прав доступа есть свой приоритет, по которому определяются итоговые права на объект.

Максимальный приоритет имеет тип прав «Доступ запрещен», затем идет «Полный доступ», «Изменение», «Изменение содержимого», «Создание» и «Просмотр». Например, если сотруднику назначены права на просмотр, и он входит в роль, для которой настроены полные права на эту же запись, то у сотрудника будут полные права на нее.

По умолчанию при создании записи у автора есть полные права доступа к ней. Права можно назначать для сотрудников, подразделений, наших организаций, ролей и групп.

В карточке объекта на панели «Управление доступом» могут отображаться не все выданные права. Например, если для документа типа «Приказ» администратор назначает права на просмотр всем пользователям, то в карточке документа на панели «Управление доступом» этой группы пользователей нет.

Назначение прав доступа имеет особенности в зависимости от типа объекта:

•права доступа на документ;

•права доступа на папку;

•права доступа на задачу.

Права доступа на документ

Права доступа
«Просмотр»	Сотрудник может просматривать карточку и текст версии документа, выдавать права на просмотр документа. Также он сможет подписывать документ с результатами «Согласовано» и «Не согласовано» (для подписания с результатом «Утверждено» для сотрудника должно быть настроено право подписи документов)
«Изменение»	Сотрудник может просматривать и редактировать карточку и содержимое версии документа, создавать новые версии документа, выдавать права на просмотр и изменение документа. Также он сможет подписывать документ с результатами «Согласовано» и «Не согласовано» (для подписания с результатом «Утверждено» для сотрудника должно быть настроено право подписи документов)
«Полный доступ»	Сотруднику доступны все действия, кроме удаления документа. При этом он может удалять версии документа. Также доступна выдача прав доступа на просмотр, изменение документа и полные права. Если для сотрудника с полными правами на документ настроены права «Доступ запрещен», то ему будет недоступна работа с документом. Исключением являются сотрудники, которые входят в роли «Администраторы» и «Аудиторы». ВАЖНО. Удалять права доступа на документы могут только сотрудники с полными правами на документ
«Доступ запрещен»	Сотруднику недоступен документ. Права «Доступ запрещен» не передаются по замещению. Например, если у замещающего есть права на изменение документа, а для отсутствующего сотрудника настроены права «Доступ запрещен», то у замещающего останутся права на изменение документа. Если замещающему доступ запрещен, при этом у отсутствующего сотрудника доступ есть, то по замещению права не переходят. У замещающего в этом случае остается тип прав «Доступ запрещен»

Примечание. Удалять документ может только администратор системы, а также сотрудники, которые входят в роль «Пользователи с правами на удаление документов» и имеют права на изменение документа.

Права доступа на документ могут быть выданы следующими способами:

•автоматически в рамках настроенных правил выдачи прав на документы;

•автоматически в ходе процессов, например, согласования или рассмотрения документов. Например, при отправке на согласование права на изменение документа автоматически выдаются всем согласующим и подписывающим, а всем наблюдателям выдаются права на просмотр;

•автоматически при регистрации документа. В этом случае права на изменение выдаются группе регистрации, в журнале регистрации которой регистрируется документ;

•администратор может настроить права доступа на тип документа для сотрудников или группы. В этом случае у сотрудника будут соответствующие права на все документы данного типа;

•вручную в карточке документа на панели «Управление доступом», если карточка документа не редактируется другим сотрудником;

•вручную в сообщении о назначении прав при старте задачи или выполнении задания, если у участников отсутствуют права на вложения;

•вручную в папке, списке или вложениях через контекстное меню. Права можно выдать на один документ или сразу на несколько документов, выбрав нужные записи.

Права доступа на папку

Права доступа
«Просмотр»	Сотрудник может просматривать карточку и содержимое папки, выдавать права на просмотр папки
«Изменение содержимого»	Сотрудник может просматривать карточку папки, добавлять и удалять содержимое, выдавать права на просмотр папки и на изменение содержимого
«Изменение»	Сотрудник может делать то же, что и при наличии прав на изменение содержимого. Дополнительно он может изменять карточку папки и выдавать права на изменение папки
«Полный доступ»	Сотруднику доступны все действия с папкой. Он может выдавать права на просмотр, изменение папки и полные права. Если для сотрудника с полными правами на папку настроены права «Доступ запрещен», то ему будет недоступна работа с папкой. Исключением являются сотрудники, которые входят в роли «Администраторы» и «Аудиторы». ВАЖНО. Удалять права доступа на папки могут только сотрудники с полными правами на папку
«Доступ запрещен»	Сотруднику недоступна папка. Права доступа не передаются по замещению. Например, если у замещающего есть права на изменение содержимого папки, а для отсутствующего сотрудника настроены права «Доступ запрещен», то у замещающего останутся права на изменение содержимого папки. Если замещающему доступ запрещен, при этом у отсутствующего сотрудника доступ есть, то по замещению права не переходят. У замещающего в этом случае остается тип прав «Доступ запрещен»

Примечание. Права доступа на папку не распространяются на объекты, которые в ней находятся. Например, если у сотрудника есть права на просмотр папки, он сможет просматривать или редактировать только те объекты, на которые у него есть соответствующие права.

Права доступа к папке можно изменить вручную:

•в карточке папки на панели «Управление доступом»;

•в сообщении о назначении прав при старте задачи или выполнении задания, если у участников отсутствуют права на вложения;

•в папке, списке или вложениях через контекстное меню. Права можно выдать на одну папку или сразу на несколько папок аналогично документам, выбрав нужные записи.

Права доступа на задачу

Права доступа
«Просмотр»	Сотрудник может просматривать задачу и все созданные по ней подзадачи, задания и уведомления, выдавать права на их просмотр
«Изменение»	Сотрудник может просматривать задачу и все созданные по ней подзадачи, задания и уведомления, выдавать права на их просмотр и изменение, а также прекращать и рестартовать задачу
«Полный доступ»	Сотруднику доступны все действия с задачей и всеми созданными по ней подзадачами, заданиями и уведомлениями. Также доступна выдача прав доступа на просмотр, изменение задачи и полные права. Если для сотрудника с полными правами на задачу настроены права «Доступ запрещен», то ему будет недоступна работа с задачей и созданным по ней подзадачам. Исключением являются сотрудники, которые входят в роли «Администраторы» и «Аудиторы». ВАЖНО. Удалять права доступа на задачи могут только сотрудники с полными правами на задачу
«Доступ запрещен»	Сотруднику недоступны задача и все созданные по ней подзадачи, задания и уведомления. Права доступа не передаются по замещению. Например, если у замещающего есть права на изменение задачи, а для отсутствующего сотрудника настроены права «Доступ запрещен», то у замещающего останутся права на изменение задачи. Если замещающему доступ запрещен, при этом у отсутствующего сотрудника доступ есть, то по замещению права не переходят. У замещающего в этом случае остается тип прав «Доступ запрещен»

Права доступа на задачу выдаются следующими способами:

•автоматически при отправке задачи. В этом случае участники получают необходимые права на задачу и все созданные по ней подзадачи, задания и уведомления.

ПРИМЕЧАНИЕ. У участников права на задачу есть всегда, поэтому они не отображаются на панели «Управление доступом» в карточках задач, заданий и уведомлений.

•вручную в карточке задачи на панели «Управление доступом», если необходимо выдать права сотрудникам, которые не являются участниками задачи;

•в папке «Исходящие» через контекстное меню. Права можно выдать на одну задачу или сразу на несколько задач аналогично документам, выбрав нужные записи;

•вручную в диалоге на изменение прав на вложения при отправке задачи с заданием во вложениях. При изменении прав доступа на задание выдаются права на задачу.

В результате:

•если при старте простой задачи выдаются права доступа на вложения, то появляется сообщение. Выберите в нем тип прав, которые получат сотрудники. Для сотрудника, у которого уже есть доступ, сообщение не отображается;

•если выданы права доступа на задачу на согласование по регламенту, свободное согласование, контроль возврата документа от контрагента, рассмотрение документа или исполнение поручения, то сотрудники получат права на просмотр всех документов, которые вложены в задачу. Чтобы выдать другие права, настройте их в карточке нужного документа на панели «Управление доступом».

СМ. ТАКЖЕ