Ситуация

В организации необходимо адаптировать процесс ознакомления с приказами о приеме на работу под личную подпись следующим образом:

•когда все участники выполняют задания на ознакомление с документом, инициатор получает задание на завершение работ вне зависимости от того, какой вариант был выбран в карточке задачи;

•в карточке задания на завершение работ по ознакомлению добавляется инструкция для сотрудника кадровой службы;

•после выполнения задания на завершение работ по ознакомлению  руководителю отдела кадров приходит уведомление о том, что все участники ознакомились с документом.

Решение

1.Создайте копию стандартного варианта процесса «Ознакомление с документом» для типа задачи Задача на ознакомление с документом.

2.На закладке «Свойства» укажите имя, описание, приоритет и критерий варианта процесса:

Согласно указанному критерию задача на ознакомление с документом отправится по новому варианту, если соблюдены следующие условия:

•ознакомление ведется в бумажном виде (в карточке задачи снят флажок Ознакомление в электронном виде);

•инициатором ознакомления является сотрудник отдела кадров;

•на ознакомление отправляется документ вида «Приказ о приеме на работу».

3.Перейдите на вкладку «Схема», удалите блок условия и измените схему процесса как показано на скриншоте:

4.В блоке задания «Завершение работ по ознакомлению» заполните инструкцию для исполнителя в поле Русский:

ПРИМЕЧАНИЕ. Если в компании используется только русский язык, то достаточно в поле По умолчанию указать шаблон инструкции на русском языке. В этом случае поле Русский можно не заполнять.

5.Измените свойства блока уведомления:

•в поле Заголовок укажите новое название блока, например «Уведомление о завершении ознакомления руководителю отдела кадров»;

•в поле Исполнители укажите руководителя инициатора с помощью вычисляемого выражения вида: Задача → От → Подразделение → Руководитель;

•в поле Тема укажите шаблон темы уведомления, которая отобразится руководителю в списке заданий. Например, «Завершено ознакомление с документом $DocumentName», где $DocumentName – наименование основного документа, вложенного в задачу на ознакомление. Параметр задается с помощью вычисляемого выражения: Задача → Документ на ознакомление → Официальные документы → Первый элемент → Имя.

6.Сохраните изменения и согласуйте новый процесс со всеми заинтересованными лицами. Для этого в карточке процесса на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт Вложением в задачу.

7.После согласования черновика варианта процесса сделайте его действующим. Для этого в карточке варианта процесса на вкладке «Свойства» в поле Состояние выберите значение Действующая. Сохраните карточку.

В результате новый вариант процесса станет действующим. Он автоматически выбирается системой в задачах на ознакомление с документом, если:

•инициатором выступает сотрудник отдела кадров;

•на ознакомление отправлен документ вида «Приказ о приеме на работу»;

•в карточке задачи не установлен флажок Ознакомление в электронном виде.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024