Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Процесс и схема ознакомления с документом

СОВЕТ. Перед настройкой процесса рассмотрения рекомендуется ознакомиться с разделом «Настройка схем бизнес-процессов».

В разделе представлен стандартный процесс ознакомления сотрудников организации с приказами, распоряжениями и другими организационно-распорядительными документами.

Ознакомление с документом может проходить:

•под личную подпись – сотрудники проставляют личную подпись в листе или журнале ознакомления, либо непосредственно на бумажном экземпляре документа. После этого они выполняют задание на ознакомление;

•в электронном виде – сотрудники выполняют задание, что равноценно личной подписи. Такой вариант ознакомления должен быть зафиксирован в положении о документообороте организации.

При старте задачи инициатор может выбрать, что получить по завершении ознакомления: задание или уведомление.

Участникам ознакомления автоматически выдаются права на просмотр всех вложений в задаче.

Стандартная схема процесса:

Свойства задачи

Свойство	Описание
Ознакомление в электронном виде	Признак, что ознакомление ведется в электронном виде
Срок	Срок заданий на ознакомление с документом
Участники	Все участники, указанные в карточке задачи на ознакомление
Кроме	Список сотрудников, которые исключены из состава участников
Участники ознакомления	Участники за исключением тех, кто указан в поле Кроме
По завершении получить	Задание или уведомление, которое получит инициатор после завершения ознакомления
Версии документов для ознакомления	Номера и хеши версий основного документа и его приложений, актуальные на момент старта задачи

Группы вложений задачи

Группа вложений	Описание
Документ на ознакомление	Основной документ, отправленный сотрудникам на ознакомление
Приложения	Документы, связанные с основным документом на ознакомление. Добавляются в группу вложений «Приложения» автоматически, а также вручную сотрудником
Дополнительно	Документы, задачи, записи справочников и другие объекты, добавленные сотрудниками в группу вложений «Дополнительно»

Блоки задачи на ознакомление с документом

Блок	Описание
	Блок типа «Скрипт». Назначает участникам ознакомления права на просмотр всех добавленных в задачу вложений/ Права повторно не назначаются: •если у участника есть личные права на документы; •если участник входит в состав группы или роли с доступом к документам. Участнику назначаются права, если он получил доступ к документам по замещению
	Блок типа «Задание». В блоке создается и отправляется задание на ознакомление с документом. По умолчанию задание получают все участники ознакомления, за исключением тех, кто указан в поле Кроме в карточке задачи
	Блок типа «Задание». В блоке создается и отправляется задание на завершение работ по ознакомлению. Его получает инициатор задачи после того, как все участники ознакомились с документом. По умолчанию срок выполнения задания – 2 рабочих дня

Блок

Описание

Блок типа «Скрипт». Назначает участникам ознакомления права на просмотр всех добавленных в задачу вложений/

Права повторно не назначаются:

•если у участника есть личные права на документы;

•если участник входит в состав группы или роли с доступом к документам.

Участнику назначаются права, если он получил доступ к документам по замещению

Блок типа «Задание». В блоке создается и отправляется задание на ознакомление с документом. По умолчанию задание получают все участники ознакомления, за исключением тех, кто указан в поле Кроме в карточке задачи

Блок типа «Задание». В блоке создается и отправляется задание на завершение работ по ознакомлению. Его получает инициатор задачи после того, как все участники ознакомились с документом. По умолчанию срок выполнения задания – 2 рабочих дня

СМ. ТАКЖЕ