После того, как все сотрудники ознакомились с документом и выполнили свои задания, инициатору придет:

•уведомление, если не нужно выполнять дополнительные работы;

•задание, если нужно выполнить завершающие работы. Порядок завершения зависит от того, как происходило ознакомление с документом: в электронном виде и под личную подпись.

Совет. Чтобы быстро определить способ ознакомления, посмотрите пояснение в карточке задания:

Электронное ознакомление

1.Откройте карточку задания. Проверьте, все ли сотрудники ознакомились с документом и лично выполнили задание. Если задание выполнено по замещению, то это отобразится в переписке. Также используйте отчет «Лист ознакомления». Для этого нажмите на кнопку Лист ознакомления. Подробнее см. пример формирования отчета для итогового контроля.

2.Если есть задания, выполненные по замещению, то дальнейшие действия зависят от причины:

•сотрудник уволен и замещающий выполнил задание за него. Повторно отправлять документ не нужно;

•секретарь выполнил задание за руководителя, который не работает в системе. Если выполнение задания входит в должностные обязанности секретаря и есть документ, который подтверждает его полномочия, то руководителя можно считать ознакомленным. Иначе повторно отправьте документ задачей на ознакомление руководителю.

3.Если все сотрудники ознакомились с документом и необходимо оформить результаты, то сформируйте итоговый лист ознакомления. Подробнее см. пример оформления результатов ознакомления.

4.Нажмите на кнопку Выполнить.

Ознакомление под личную подпись

1.Откройте карточку задания. Проверьте, все ли сотрудники ознакомились с документом и проставили личную подпись на бумажном документе. Для этого:

•если у вас есть полный список сотрудников, которые должны ознакомиться с документом, проверьте, все ли поставили личную подпись;

•если у вас нет списка сотрудников, воспользуйтесь отчетом «Лист ознакомления». Для этого нажмите на кнопку Лист ознакомления. Подробнее см. пример формирования отчета.

2.Если есть сотрудники, у которых выполнено задание, но личная подпись не поставлена, то дальнейшие действия зависят от причины:

•задание выполнено ошибочно и сотрудник еще не поставил личную подпись. Любым удобным способом напомните ему, что нужно ознакомиться с документом и поставить личную подпись;

•задание выполнено по замещению за того, кто уволился. Если он указан в документе, где сотрудники должны оставить личные подписи, то вычеркните данного сотрудника из списка.

3.Если все сотрудники ознакомились с документом и подтвердили это личной подписью, поместите документ в дело. При необходимости приложите к нему бумажный документ с личными подписями сотрудников.

4.Нажмите на кнопку Выполнить.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024