Ситуация

Организациям необходимо хранить оригиналы бумажных документов в соответствии с установленными сроками хранения. При необходимости оригиналы документов выдаются сотрудникам, например для предоставления в вышестоящие или контролирующие организации. При этом необходимо зафиксировать в системе факт выдачи документов и обеспечить своевременный возврат оригиналов.

Возможны ситуации, когда оригиналы бумажных документов выдаются сотруднику, который работает/не работает в системе.

Решение

Рекомендуется в обязательном порядке разработать и утвердить локальным нормативным документом организации номенклатуру дел, назначить ответственных за хранение оригиналов документов.

При настройке групп регистрации необходимо включить ответственных за хранение оригиналов документов в участники группы регистрации. В этом случае ответственные смогут фиксировать в системе факт выдачи документов.

Действия ответственного за хранение оригиналов документов

СМ. ТАКЖЕ