Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам

Оригиналы или копии бумажных документов выдаются сотрудникам по запросу, например, для предоставления в контролирующие организации.

В системе можно ставить отметки о выдаче сотрудникам оригиналов и копий регистрируемых и нумеруемых документов. Для не нумеруемых документов выдача и контроль возврата в системе не предусмотрены.

Этапы работы в системе при выдаче и возврате оригиналов и копий документов представлены на схеме:

Ответственный за хранение оригиналов документов выдает сотруднику документ и делает отметку о выдаче одним из способов:

•в списках «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы», «Реестр договоров»;

•в карточке документа на закладке «Выдача».

Если документ подлежит возврату, то при отметке о выдаче указывается срок возврата.

Если документ подлежит возврату, то сотрудник должен вернуть документ ответственному за хранение оригиналов документов.

За 1 рабочий день до срока возврата, который указан в карточке документа на закладке «Выдача», сотруднику придет задание на возврат. Сотрудник возвращает документ и выполняет задание.

Ответственный за хранение оригиналов документов получает от сотрудника документ и выполняет задание на контроль возврата. В результате в карточке документа на закладке «Выдача» автоматически будет сделана отметка о возврате.

примечание. Сотрудник может вернуть документ до того, как придет задание на возврат. В этом случае ответственный ставит вручную отметку о возврате в карточке документа на закладке «Выдача» или в списках документов. После этого задания на возврат и контроль возврата уже не придут.

Для мониторинга сроков возврата оригиналов и копий бумажных документов, которые выданы сотрудникам, используйте списки «Документы к возврату» (модуль «Делопроизводство»), «Документы у сотрудников» (модуль «Договоры») или отчет «Контроль возврата документов» (модуль «Делопроизводство»).

СМ. ТАКЖЕ