Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки документов > Регистрация и нумерация документов

Группы регистрации предназначены для определения:

•состава участников группы регистрации. Участники получат права на регистрацию документов в журналах регистрации этой группы и на изменение документов, которые уже зарегистрированы в журналах группы;

•списка подразделений, которые будет обслуживать группа.

Первоначальным созданием группы регистрации занимается администратор системы. Последующей настройкой группы занимается ответственный за группу регистрации:

Чтобы создать группу регистрации:

1.В модуле «Настройки документооборота» в списке записей справочника Группы регистрации нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Группа регистрации.

Заполните поля в карточке:

*Наименование группы регистрации. Будет отображаться в карточке журнала регистрации, в поле Группа регистрации.

*Индекс. Уникальный индекс группы регистрации. Может использоваться в регистрационном номере документов. Формат номера настраивается в журнале регистрации:

Например, для группы регистрации указан индекс П. Тогда документ, который регистрируется данной группой, может иметь номер ИСХ-001/18/П.

*Ответственный. Сотрудник, ответственный за группу регистрации.

Установите флажки Регистрирует входящие документы, Регистрирует исходящие документы, Регистрирует внутренние документы или Регистрирует договорные документы, если участники группы регистрации будут регистрировать документы соответствующих документопотоков.

Участники. Сотрудники, которые имеют право:

•регистрировать документы в журналах регистрации группы;

•редактировать карточку и содержимое документов, зарегистрированных в журналах регистрации группы;

•изменять регистрационные данные документов и отменять регистрацию;

•выдавать бумажные экземпляры документов другим сотрудникам.

Участниками могут быть, например, делопроизводители. Ответственный за группу регистрации автоматически включается в список участников.

Подразделения. Список подразделений, обслуживаемых участниками группы регистрации. В списке доступны для выбора все подразделения наших организаций.

Совет. Если необходимо, чтобы группа регистрации обслуживала все подразделения, то оставьте поле Подразделения пустым.

2.Сохраните карточку.

Примечание. При сохранении карточки группа регистрации будет включена в соответствующие роли «Регистраторы внутренних документов», «Регистраторы входящих документов», «Регистраторы исходящих документов» и «Регистраторы договоров». Также при сохранении карточки группа регистрации будет автоматически исключена из ролей, если:

•сняты флажки возможности регистрации документов соответствующих документопотоков;

•состояние группы изменилось с Действующая на Закрытая.

Состояние группы регистрации может изменять только администратор системы.

ВАЖНО. Записи справочника не рекомендуется удалять. Если запись стала неактуальной, закройте ее. Для этого в поле Состояние укажите значение Закрытая.

СМ. ТАКЖЕ