Практические рекомендации > Делопроизводство > Как проконтролировать получение документа контрагентом

Ситуация

При отправке документов контрагенту, например, в налоговую инспекцию, необходимо убедиться, что контрагент получил документ. Также нужно отразить в системе факт получения документов контрагентом.

Решение

Чтобы подтвердить получение документов контрагентом, рекомендуется отправлять документы заказным письмом с уведомлением о вручении. При этом, если отправляется комплект документов, необходимо составить сопроводительное письмо.

В нормативных документах организации, например, в положении по делопроизводству, положении о договорной работе, необходимо зафиксировать:

•правила отправки документов заказными письмами с уведомлениями о вручении;

•сотрудников, ответственных за отправку документов заказными письмами;

•сотрудников, ответственных за контроль доставки документов контрагенту.

Для учета и дополнительной классификации отправлений рекомендуется создать в системе способ доставки «Заказное письмо с уведомлением» в справочнике «Способы доставки».

При получении уведомления о вручении документа контрагенту:

1.Создайте простой документ. В карточке в поле *Вид документа укажите значение Простой документ.

2.По кнопке Создать со сканера занесите в содержимое уведомления.

3.Скопируйте ссылку на созданный документ.

4.Откройте карточку задания на контроль доставки документов и из области вложений откройте карточку отправленного документа.

5.Свяжите документ с уведомлением.

6.Добавьте ссылку на созданный простой документ в карточку задания на контроль доставки документов в область вложений «Дополнительно».

7.В зависимости от результатов доставки документов контрагенту в уведомлении будет указана дата вручения документа или информация о невручении и причина. Воспользуйтесь одной из рекомендаций:

Документ вручен контрагенту:

1)В тексте задания на контроль доставки документов укажите дату доставки документов контрагенту из уведомления о вручении.

2)Выполните задание.

Документ не вручен контрагенту:

1)Создайте подзадачу и отразите в ее тексте причину, по которой документ не вручен контрагенту. Исполнителем подзадачи укажите сотрудника, подготовившего документ.

2)Добавьте в область вложений подзадачи ссылки на отправленный документ и уведомление о вручении.

3)Отправьте подзадачу.

4)В тексте задания на контроль доставки документов укажите, что документ не доставлен контрагенту.

5)Выполните задание.

8.Передайте бумажный экземпляр уведомления о вручении сотруднику, ответственному за хранение документов, для помещения в дело. Уведомление рекомендуется прикрепить к отправленному документу и поместить их в одно дело.

СМ. ТАКЖЕ