|
<< Click to Display Table of Contents >> Практические рекомендации > Настройка регистрации, нумерации и видов документов Особенности настройки регистрации документов |
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Практические рекомендации > Настройка регистрации, нумерации и видов документов Особенности настройки регистрации документов |
|
Ситуация
Регистрационный номер документа – реквизит, который помимо порядковой нумерации документов позволяет решать разные задачи, например:
•вести количественный учет документов по подразделениям. Для этого в регистрационный номер добавляется код подразделения автора документа;
•идентифицировать документы по направлениям деятельности. Для этого в регистрационный номер добавляются соответствующие индексы журналов регистрации.
Каждый вид документа принято регистрировать в отдельном журнале регистрации. Но иногда для одного вида документа могут выделяться разные журналы регистрации. Например, в отделе кадров приказ по личному составу регистрируется в журналах:
•приказов о предоставлении отпусков;
•приказов о командировках работников;
•приказов о приеме, переводе и увольнении работников.
При настройке регистрации документов возникают ситуации:
•один вид документа регистрируется в конкретном журнале регистрации;
•несколько видов документов регистрируются в одном журнале регистрации;
•один вид документа регистрируется в разных журналах регистрации.
Решение
При выделении и настройке журналов регистрации рекомендуется: •создавать журналы регистрации для каждой группы регистрации, документопотока, вида документа; •для каждого документопотока допускается выделять несколько журналов регистрации: по тематикам, вопросам переписки, направлениям деятельности. Например, для входящей корреспонденции выделяются журналы регистрации: «Входящие письма из филиалов», «Входящие письма из головной организации», «Входящие письма из таможни»; •выделять отдельные журналы для одного вида документа, при необходимости формировать регистрационный индекс по тематике документа. Например, есть вид документа «Приказ», регистрационный индекс приказа по личному составу содержит «ЛС», а приказа по основной деятельности – «ОРД»:
|
1.Создайте вид документа и журнал регистрации, в котором будут регистрироваться документы данного вида. 2.Создайте настройку регистрации и укажите в ней созданные вид документа и журнал регистрации. Это позволит автоматически подставлять необходимый журнал при регистрации документа. Другой журнал регистрации нельзя будет выбрать.
|
1.Создайте виды документов и журнал регистрации, в котором будут регистрироваться документы данных видов. 2.Создайте настройку регистрации и укажите в ней созданные виды документов и журнал регистрации. Это позволит автоматически подставлять журнал при регистрации необходимых документов. Другой журнал регистрации нельзя будет выбрать.
|
Создайте вид документа и необходимые журналы регистрации, в которых будут регистрироваться документы данного вида. Не создавайте настройку регистрации. В результате при регистрации документа поле *Журнал не заполнится. Журнал регистрации необходимо выбирать вручную. |
| © Компания Directum, 2024 |
