Документы > Регистрация документов

Регистрация документов нужна для подтверждения факта их создания, отправки или получения. Она позволяет обеспечить учет, контроль, поиск и отслеживание местонахождения документов.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, внутренние, договорные и финансово-хозяйственные документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Например, приказы, распоряжения, бухгалтерские и финансовые документы. К нерегистрируемым документам относят, например, телеграммы, приглашения, брошюры, копии нормативных документов.

Зарегистрировать документ может делопроизводитель, если документ подлежит регистрации и администратор задал соответствующие настройки регистрации.

Совет. Если вы регистрируете договор, то рекомендуется ознакомиться с особенностями присвоения регистрационного номера договору.

Чтобы зарегистрировать документ:

1.В карточке документа проверьте заполнение полей и на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Зарегистрировать.

ВАЖНО. Если для документа ранее был зарезервирован номер, то при нажатии на пункт Зарегистрировать откроется окно подтверждения регистрации. В окне будет информация о регистрационном номере, дате и журнале регистрации. Нажмите в этом окне на кнопку Зарегистрировать. Документ будет зарегистрирован и сохранен. Дальнейшие действия по регистрации не нужны.

2.Проверьте и при необходимости скорректируйте данные в окне регистрации.

ПОДРОБНЕЕ

*Журнал регистрации документов. Журнал может определяться автоматически согласно настройкам системы.

Примечание. Все участники группы регистрации, указанной в выбранном журнале регистрации, получат права на изменение зарегистрированного документа.

*Дата регистрации документа. Заполняется автоматически текущей датой.

*Рег. №. Предварительный номер, который предлагается для регистрации документа. Заполняется автоматически, если указан журнал регистрации.

В формате номера журнала регистрации может использоваться:

•код вида документа, нашей организации или подразделения, к которым относится регистрируемый документ. Если в карточках соответствующих записей код не указан, то в окне регистрации отобразится сообщение об этом. В этом случае обратитесь к администратору системы;

•индекс дела. Если в карточке документа не указано дело, то в окне регистрации отобразится сообщение об этом. В этом случае в карточке документа укажите дело и повторно нажмите на кнопку Зарегистрировать;

•код контрагента. Если в карточке соответствующей организации, банка или персоны код не указан, то документу присвоится номер без кода контрагента.

Примечание. Если в журнале одновременно регистрируются документы или резервируются номера, то после нажатия на кнопку Зарегистрировать документ может быть зарегистрирован с большим номером, чем предлагаемый порядковый номер.

При необходимости введите регистрационный номер вручную. Для этого установите флажок Ввести номер вручную и в поле *Рег. № укажите новый номер. При этом:

•для входящих, исходящих и внутренних документов регистрационный номер должен соответствовать формату номера журнала регистрации, он может быть больше или равен предварительному порядковому номеру;

•для договорных документов номер может не соответствовать формату номера журнала регистрации. Он указывается в соответствии с особенностями присвоения регистрационного номера договору;

•для финансово-хозяйственных документов, поступивших от контрагента, номер может не соответствовать формату номера журнала регистрации, так как в этом случае номер присваивает контрагент.

Также можно указать пропущенный номер из журнала регистрации. Для этого нажмите на ссылку Пропущенные номера. В открывшемся отчете выберите пропущенный номер и введите его в поле *Рег. №.

3.Нажмите на кнопку Зарегистрировать.

В результате документ с присвоенным номером будет сохранен и зарегистрирован в указанном журнале регистрации. Основные поля карточки документа станут доступны только для просмотра. В группе полей «Жизненный цикл» в поле Регистрация установится значение Зарегистрирован:

СМ. ТАКЖЕ