|
<< Click to Display Table of Contents >> Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки документов > Регистрация и нумерация документов Журналы регистрации |
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки документов > Регистрация и нумерация документов Журналы регистрации |
|
Журналы регистрации предназначены для нумерации или регистрации документов. В журналах регистрации определяется:
•тип журнала регистрации: Нумерация или Регистрация;
•документопоток, для регистрации документов которого будет использоваться журнал;
•группа регистрации, у участников которой будут права на регистрацию документов указанного документопотока в журнале регистрации;
•формат номера, согласно которому будут нумероваться или регистрироваться документы.
Настраивать журналы регистрации могут ответственный за группу регистрации и администратор системы. Журнал рекомендуется настраивать ответственному за ту группу регистрации, к которой относится данный журнал.
Чтобы создать журнал регистрации:
1.В модуле «Настройки документооборота» в списке записей справочника Журналы регистрации нажмите на кнопку 
и в выпадающем списке выберите пункт Журнал регистрации.
Заполните поля в карточке:
*Наименование журнала регистрации.
*Тип журнала регистрации. Возможные значения:
•Нумерация. Для нумерации тех видов документов, для которых указан тип Нумеруемый;
•Регистрация. Для регистрации тех видов документов, для которых указан тип Регистрируемый.
*Группа регистрации, участники которой имеют права на регистрацию документов в текущем журнале регистрации. Указывается только для журналов с типом Регистрация.
Примечание. Если журнал регистрации настраивает ответственный за группу регистрации, он может выбрать только те группы регистрации, участником которых является. Если журнал настраивает администратор системы, для выбора доступны все группы регистрации.
*Индекс. Уникальный индекс журнала регистрации.
*Документопоток, виды документов которого могут регистрироваться в текущем журнале регистрации. Для выбора доступны только те документопотоки, документы которых может регистрировать указанная группа регистрации. Поле заполнится автоматически, если группа может регистрировать документы только одного документопотока.
*Кол-во цифр в номере. Количество знаков порядкового номера. Например, если в поле указать 3, то порядковый номер будет присваиваться в формате 001, 002, …, 023 … Задание количества цифр позволяет сделать длину регистрационных номеров всех документов в журнале одинаковой. Это обеспечивает корректную сортировку документов в списке по регистрационному номеру.
*Период нумерации, в пределах которого нумеруются документы. В начале нового периода нумерация документов в журнале начнется заново. Возможные значения:
•Год/Квартал/Месяц/День. С начала года/квартала/месяца/дня нумерация документов в журнале автоматически начнется с 1;
•Сквозной. Нумерация документов будет непрерывной.
*Разрез нумерации, в рамках которого нумеруются документы. Возможные значения:
•Ведущий документ/Подразделение/Наша организация. Для каждого ведущего документа/подразделения/нашей организации нумерация документов будет вестись отдельно. Например, нумерация дополнительных соглашений ведется в рамках договоров, для которых они оформлены;
•Без разреза. Нумерация документов будет непрерывной.
Примечание. Период и разрез нумерации применяются вместе. Например, чтобы исходящие письма регистрировались в каждом подразделении и ежегодно нумерация начиналась с 1, установите разрез Подразделение и период Год.
2.Задайте формат номера для документов, которые регистрируются в журнале. Для этого укажите последовательность элементов номера:
•*Элемент. В выпадающем списке выберите элементы номера.
Если для журнала указан период нумерации или разрез, то используйте их в формате номера. Это позволит быстро находить документы по номеру.
Примечание. Индекс группы регистрации можно использовать в качестве элемента номера только в журналах с типом Регистрация.
•Разделитель. Любой символ, например, «/» или «-».
В поле Пример значения проверьте, как будет выглядеть номер.
В формате номера может использоваться код нашей организации, подразделения или вида документа. В этом случае при сохранении карточки журнала регистрации проверяется, что в записях справочников Наши организации, Подразделения и Виды документов заполнено поле Код. Если поле не заполнено, появится предупреждение. Например, если в формате номера используется код подразделения и в карточках подразделений он не указан:
3.Сохраните карточку.
В карточке журнала укажите данные:
•*Индекс – ПрОД; •*Кол-во цифр в номере – 3. Порядковый номер будет присваиваться в формате 001, 002, и т.д.; •*Период нумерации – Год. С начала года нумерация документов в журнале регистрации будет начинаться с 1; •*Разрез нумерации – Без разреза. Нумерация документов будет непрерывной по всему журналу; •*Формат номера – индекс журнала регистрации, разделитель «-», порядковый номер документа, разделитель «/» и последние две цифры года. В результате номера для приказов по основной деятельности примут вид: ПрОД-001/18, ПрОД-002/18, и т.д. Так как указан период Год, то в следующем году номера будут иметь вид: ПрОД-001/19. |
В карточке журнала укажите данные:
•*Индекс – СЛ; •*Кол-во цифр в номере – 4. Порядковый номер будет присваиваться в формате 0001, 0002, и т.д; •*Период нумерации – Год. С начала года нумерация документов в журнале регистрации будет начинаться заново с 1; •*Разрез нумерации – Подразделение. Нумерация будет вестись в рамках подразделения, в котором оформлен документ; •*Формат номера – индекс журнала регистрации, разделитель «-», порядковый номер документа, разделитель «/», код подразделения, разделитель «/» и последние две цифры года. ПРИМЕЧАНИЕ. Код подразделения определяется по подразделению, которое указано в карточке регистрируемого документа. Если поле Код в карточке подразделения не заполнено, то при регистрации документа появится сообщение о том, что его необходимо заполнить для успешной регистрации документа. В результате номера служебных записок, которые относятся к подразделению с кодом 1, примут вид: СЛ-0001/1/18, СЛ-0002/1/18 и т.д. Так как указан период Год, то в следующем году номера будут иметь вид: СЛ-0001/1/19. |
В карточке журнала укажите данные:
•*Индекс – ИСХ; •*Кол-во цифр в номере – 3. Порядковый номер будет присваиваться в формате 001, 002 и т.д; •*Период нумерации – Месяц. С начала месяца нумерация документов в журнале регистрации будет начинаться заново с 1; •*Формат номера – индекс журнала регистрации, разделитель «-», порядковый номер документа, разделитель «/», месяц, разделитель «-», четыре цифры года. В результате номера исходящих писем, зарегистрированных в июле, примут вид: ИСХ-001/07-2018, ИСХ-0002/07-2018, и т.д. Так как указан период Месяц, то в следующем месяце номера будут иметь вид: ИСХ-0001/08-2018. |
В карточке журнала укажите данные:
•*Индекс – ВХ; •*Кол-во цифр в номере – 3. Порядковый номер будет присваиваться в формате 001, 002 и т.д; •*Период нумерации – Год. С начала года нумерация документов в журнале регистрации будет начинаться заново с 1; •*Формат номера – индекс журнала регистрации, разделитель «-», код контрагента, разделитель «-», порядковый номер документа, разделитель «/», последние две цифры года. В результате номера входящих писем, зарегистрированных в 2018 году, примут вид: ВХ-ПРТ-001/18, ВХ-ПРТ-002/18, и т.д. Так как указан период Год, то в следующем году номера будут иметь вид: ВХ-ПРТ-001/19. Примечание. Если для контрагента код не заполнен, то документу присвоится номер без кода и разделителя после него. Например, ВХ-001/18. Если код контрагента расположен в конце номера, то разделитель перед кодом также пропустится. |
В карточке журнала укажите данные:
•*Индекс – АБД; •*Кол-во цифр в номере – 2. Порядковый номер будет присваиваться в формате 01, 02, и т.д; •*Период нумерации – День. Каждый день нумерация документов в журнале регистрации будет начинаться с 1; •*Формат номера – индекс журнала регистрации, разделитель «-», порядковый номер документа, разделитель «/», день, месяц и последние две цифры года. В результате номера абонентских договоров примут вид: АБД-01/201221, АБД-02/201221, и т.д. Так как указан период День, то на следующий день номера будут иметь вид: АБД-01/211221. |
Поиск документов, зарегистрированных в журнале
Если в журнале зарегистрирован хотя бы один документ, в карточке появится сообщение об этом.
Чтобы посмотреть список зарегистрированных документов, на которые у вас есть права доступа, перейдите по ссылке в сообщении или на панели действий нажмите на кнопку Показать документы.
Примечание. При необходимости в журнале регистрации можно быстро найти пропущенные номера, под которыми нет зарегистрированных документов. Для этого сформируйте отчет «Контроль пропусков в нумерации документов».
Изменение разреза нумерации в существующем журнале регистрации
Если в журнале зарегистрирован хотя бы один документ, то изменить разрез нумерации документов в журнале нельзя. В этом случае:
1.Создайте новый журнал регистрации.
2.Настройте журнал регистрации и укажите в нем нужный разрез.
3.Установите очередной номер, если необходимо, чтобы нумерация документов не сбивалась.
4.В настройках регистрации укажите новый журнал.
5.Закройте старый журнал регистрации.
Если в журнале нет зарегистрированных документов, он доступен для изменения.
| © Компания Directum, 2024 |
