Ситуация

Иногда делопроизводителям поступают срочные документы по электронной почте или факсу. При этом бумажные экземпляры документов поступают позднее почтой России. Для этого используется термин «досыл».

В этом случае необходимо:

•корректно зарегистрировать электронную копию входящего документа с «досылом»;

•проконтролировать получение оригинала;

•исключить повторную регистрацию одного и того же документа при получении оригинала.

Решение

1.При получении электронной копии создайте и зарегистрируйте входящий документ в системе.

2.В карточке документа в поле Примечание укажите «Копия».

3.Перейдите на закладку «Выдача» и заполните поля:

*Действие – «Выдача сотруднику».

*Кому передан – свои ФИО.

Срок возврата – предполагаемую дату поступления оригинала. За 1 рабочий день до указанного срока вам придет задание на возврат документа.

Примечание – укажите, что ожидается поступление бумажного оригинала.

4.При необходимости поместите полученную копию документа в дело.

5.Для мониторинга возврата документа настройте список «Документы к возврату» так, чтобы в нем отображались только те документы, по которым вы являетесь ответственным за возврат бумажного оригинала. Для этого на панели фильтрации заполните поля Вид документа и У сотрудника значениями соответствующего вида документа и ФИО.

6.После поступления бумажного оригинала найдите ранее зарегистрированный документ в системе. На закладке «Выдача» заполните поля Результат возврата и Дата возврата. В поле Примечание текст «Копия» замените на «Оригинал получен ДД.ММ.ГГГГ».

Далее на бумажном оригинале проставляются регистрационные данные и документ вкладывается в дело. Копия изымается из дела. Если на копии проставлена резолюция руководителя, то копия подшивается к оригиналу и хранится вместе с ним.