1.Создайте входящее письмо. Для этого в списке «Входящие документы» нажмите на кнопку  и в выпадающем списке выберите пункт Входящее письмо.

 Другие способы создания входящего документа

2.Заполните поля в открывшейся карточке:

Совет. Для заполнения полей используйте реквизиты поступившего документа: адресат, дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, подпись.

ПОДРОБНЕЕ

3.Зарегистрируйте документ. Для этого на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Зарегистрировать. В результате документу будет присвоен регистрационный номер. Поля Рег. №, Дата документа и Журнал регистрации заполнятся автоматически:

4.Занесите содержимое документа в систему, для этого:

•если документ поступил в бумажном виде, вручную пропишите регистрационный номер и дату регистрации на входящем письме. Отсканируйте документ. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать со сканера;

•если документ поступил в электронном виде, сохраните его локально на компьютере и добавьте в систему. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из файла и укажите путь к нужному файлу.

Примечание. Содержимое входящего документа можно не заносить в систему, например, если документ большого объема или в организацию поступил комплект бумажных экземпляров первичных учетных документов (счета-фактуры, акты, накладные) без сопроводительного письма. В этом случае в карточке документа в поле Примечание укажите детальную информацию по поступившим документам.

Чтобы создать документ без содержимого, заполните поля в карточке и сохраните ее. Появится сообщение о том, что создан документ без содержимого.

5.Если у входящего письма есть приложения, создайте их в системе. Для этого на панели действий в выпадающем списке Связи выберите пункт Создать приложение. При необходимости свяжите письмо с другими документами на закладке «Связи». Например, с договором, по которому ведется переписка в письме.

6.Настройте права доступа на документ.

7.Сохраните карточку.

Дальнейший порядок обработки зависит от принятого в организации порядка рассмотрения входящих документов:

Если руководитель рассматривает документы в электронном виде.

1.Преобразуйте документ в PDF c отметкой о поступлении

2.Поместите бумажный экземпляр документа в дело. После этого заполните поля Дело, Дата помещения, Количество листов и Место хранения в карточке документа. Также заполните поле Количество листов приложений, если оно отображается в карточке и у документа есть приложения. В поле Дело доступны дела организации, сотруднику которой адресован документ, а также дела, которые не относятся ни к одной из организаций. В результате информация о помещении документа в дело отобразится в поле Местонахождение:

3.Отправьте документ задачей на рассмотрение руководителю.

Если руководитель рассматривает документы в бумажном виде:

1.Передайте бумажный экземпляр документа на рассмотрение руководителю.

2.После того, как руководитель вынесет резолюцию, отсканируйте бумажный экземпляр документа с резолюцией и добавьте в последнюю версию электронного документа.

3.Поместите бумажный экземпляр документа в дело. После этого заполните поля Дело, Дата помещения, Количество листов и Место хранения в карточке документа. Также заполните поле Количество листов приложений, если оно отображается в карточке и у документа есть приложения.

В зависимости от того, откуда поступили документы, сделайте следующее:

•курьером или почтой в бумажном виде – подготовьте комплект для сканирования. Если комплектов несколько, отделите один комплект от другого пустым листом. Поместите комплект документов в потоковый сканер. После сканирования система обработает документы и через некоторое время сформирует задание на верификацию;

•по электронной почте – дождитесь задания на верификацию. Документы автоматически загружаются в Directum RX.

Чтобы занести комплект документов:

1.Перейдите в папку потока «На верификацию» и откройте полученное задание на верификацию:

Если за обработку документов отвечает другой сотрудник, например секретарь или ответственный за договор, переадресуйте задание. Для этого в карточке задания заполните поля:

Переадресовать сотруднику. Указанный сотрудник получит задание.

Новый срок задания на верификацию документов, по умолчанию – 4 часа.

На панели действий нажмите на кнопку Переадресовать.

2.Проверьте, что вложенный комплект занесен в систему в полном объеме.

3.Выполните верификацию документов, вложенных в задание, и зарегистрируйте их.

4.Дальнейший порядок обработки зависит от принятого в организации порядка рассмотрения входящих документов:

•если руководитель рассматривает документы в электронном виде, преобразуйте документ в PDF c отметкой о поступлении.

Затем поместите бумажный экземпляр документа в дело. После этого заполните поля Дело, Дата помещения, Количество листов и Место хранения в карточке документа. Также заполните поле Количество листов приложений, если оно отображается в карточке и у документа есть приложения В поле Дело доступны дела организации, сотруднику которой адресован документ, а также дела, которые не относятся ни к одной из организаций. В результате информация о помещении документа в дело отобразится в поле Местонахождение:

•если руководитель рассматривает документы в бумажном виде, а работа остальных сотрудников с документом ведется в электронном виде, передайте бумажный экземпляр документа на рассмотрение руководителю. После того, как руководитель вынесет резолюцию, отсканируйте бумажный экземпляр документа с резолюцией и добавьте в последнюю версию электронного документа. Затем поместите документ в дело и заполните поля Дело, Дата помещения, Количество листов и Место хранения в карточке документа. Также заполните поле Количество листов приложений, если оно отображается в карточке и у документа есть приложения

5.Отправьте документ задачей на рассмотрение руководителю.

ВАЖНО. Если в процессе интеллектуальной обработки документов возникла ошибка, приходит задание на верификацию или уведомление с информацией об этой ошибке. Для восстановления работы системы обратитесь к администратору.

Время на обработку документов может быть ограничено. В этом случае можно обработать документ вручную до восстановления системы:

•если документ не создался в системе, то занесите документ вручную и заполните его карточку;

•если документ уже занесен в систему, но не удалось распознать его тип, то смените тип вручную;

•если в систему занесен комплект документов, но не создались связи между ними, то добавьте связи вручную.

Обработка и рассмотрение входящего письма

Входящее коллективное письмо

Получение входящего документа с досылом подлинника

Регистрация факта приема первичных учетных документов

Отправка входящего документа на рассмотрение

Отчет «Контроль обработки входящих документов»

Создание приложения к документу

Изменение регистрационных данных

Поиск поручений по документам