Администратор может ограничить доступ сотрудников к организационно-штатной структуре и, тем самым:

•повысить скорость и удобство заполнения полей;

•сократить количество «ненужных» задач, которые сотрудники отправляют непосредственно топ-менеджерам компании. Например, «ненужными» бывают простые задачи, отправленные не по регламенту;

•обеспечить конфиденциальность оргструктуры так, чтобы сотрудники и даже администраторы отдельных дочерних организаций не имели доступ к информации друг друга. Для топ-менеджеров и сотрудников, которые ведут свою деятельность одновременно в нескольких организациях холдинга, предусмотрена гибкая настройка правил видимости. С помощью правил легко создать группы пользователей, у которых останется доступ ко всей оргструктуре. Таким образом, когда видимость оргструктуры ограничена, Directum RX остается системой, в которой хранятся документы и информация о всех организациях холдинга, при этом у дочерних организаций, чья деятельность не связана друг с другом, остается доступ только к своей оргструктуре.

Когда видимость оргструктуры не ограничена, в справочнике Сотрудники отображаются сотрудники всех наших организаций. В этом случае исполнителем задачи и поручения можно выбрать любого сотрудника из списка. Это удобно, когда в системе одна наша организация с простой оргструктурой. Холдинги и государственные учреждения часто состоят из нескольких наших организаций с большим штатом. Их сотрудникам сложнее указывать исполнителей, потому что в списке отображаются «лишние» люди, с которыми сотрудники не взаимодействуют лично.

Когда видимость оргструктуры ограничена, сотрудники видят в справочнике Сотрудники и в списках при заполнении полей только коллег из той нашей организации, к которой относятся сами. Таким образом заполнение полей упрощается и ускоряется, так как сотрудники из одной бизнес-единицы чаще работают друг с другом. Также, если видимость ограничена, то при заполнении полей и в справочниках Наши организации и Подразделения сотрудники видят:

•одну организацию, в которой работают;

•только подразделения своей организации.

Чтобы ограничить видимости оргструктуры:

1.В модуле «Компания» в справочнике Настройки видимости оргструктуры установите флажок Ограничить видимость оргструктуры.

Сотрудники головной организации не будут видеть сотрудников дочерних организаций, не смогут отправлять им простые задачи, поручения и задачи на свободное согласование, выдавать права доступа на документы и т.д.

2.В списке КТО ВИДИТ ВСЮ ОРГСТРУКТУРУ укажите сотрудников, на которых ограничение распространяться не будет. Рекомендуется добавлять в список предопределенные роли «Администраторы» и «Аудиторы».

Служебные пользователи Administrator и Adviser видят всю оргструктуру, даже если они не добавлены в список. Работать под этими учетными записями не рекомендуется.

3.В поле СКРЫТЫЕ СОТРУДНИКИ укажите сотрудников, которые будут скрыты от всех. Их не увидят даже те, кто работают с ними в одной организации. Обычно в список добавляют топ-менеджеров головной организации: президентов, вице-президентов, ректоров, членов совета директоров и т.д. Например, скрытым сотрудникам не получится отправить простую задачу, поручение и задачу на свободное согласование. Ограничение можно ослабить с помощью правил видимости. Подробнее см. раздел «Сокращение количества задач для топ-менеджеров».

4.В справочнике Правила видимости оргструктуры расширьте видимость оргструктуры для конкретных сотрудников, групп и ролей.

5.Сохраните карточку.

Важно. В Directum RX есть списки, закладки и поля, содержимое которых формируется по определенной бизнес-логике. В них отображаются сотрудники и подразделения из всех наших организаций, даже если ограничена видимость оргструктуры.

Чтобы отключить ограничение видимости, снимите флажок Ограничить видимость оргструктуры.

Пример

Создано две наши организации: головная и дочерняя. Для них включена настройка видимости оргструктуры. Руководители подразделений и руководители наших организаций добавлены в список КТО ВИДИТ ВСЮ ОРГСТРУКТУРУ. Руководитель головной организации (Ивановский) добавлен в поле СКРЫТЫЕ СОТРУДНИКИ.

В результате в системе сотрудники будут видеть друг друга следующим образом:

Можно сделать так, чтобы бухгалтеры головной и дочерней организации видели друг друга, но не видели всех остальных сотрудников не своей организации. Для этого нужно настроить правило видимости оргструктуры.

© Компания Directum, 2024