Как правило, в организациях один сотрудник договорного отдела бывает ответственным сразу за несколько договоров. По каждому договору нужно своевременно выполнять ряд работ. Например, по договору поставки необходимо выставить контрагенту счет на оплату, проконтролировать оплату счета, выполнить поставку и проконтролировать подписание финансово-хозяйственных документов. В результате сотруднику нужно помнить о большом количестве работ по разным договорам и контролировать их исполнение.

Чтобы своевременно исполнять необходимые работы, для каждого договора и дополнительного соглашения можно добавить контрольные точки исполнения работ. Для каждой контрольной точки указывается ответственный сотрудник, срок и количество дней на исполнение. К указанным срокам ответственные автоматически получат задания.

Планирование работ по договору

1.В карточке договора или дополнительного соглашения перейдите на закладку «Исполнение»:

2.Добавьте строку и заполните поля:

*Наименование. Краткая суть работ, которые нужно исполнить. Введенный текст будет указан в названии задания, которое получит ответственный за исполнение, в формате «Выполните работы: <Наименование работ на контрольной точке>».

*Срок, к которому должны быть исполнены работы.

*Дней на выполнение. За указанное количество дней до срока исполнения работ ответственный получит задание. Указывается в рабочих днях согласно настроенному календарю рабочего времени.

*Ответственный. Сотрудник, ответственный за исполнение работ.

Примечание. Дополнительная информация, которая необходима для исполнения работ. Например, сумма, на которую нужно выставить счет, контактное лицо контрагента, с которым можно связаться для обсуждения вопросов. Введенный текст будет указан в задании.

3.Сохраните карточку.

По каждой контрольной точке ответственный за исполнение работ получит задание. Уведомление об отправке задания получат:

•ответственный за договор, если у него в персональных настройках установлен флажок Моих договоров;

•руководитель ответственного за исполнение работ и руководитель ответственного за договор, если у них в персональных настройках установлен флажок Договоров моих подчиненных.

После выполнения задания в карточке договора автоматически добавится отметка о завершении работ:

Примечание. Задания, уведомления и отметки о завершении работ создаются при выполнении фонового процесса «Договоры. Рассылка задач о выполнении работ по договору».

Изменение контрольных точек

При необходимости ответственный за договор или его руководитель:

•изменяет сроки работ, которые еще не исполнены. Если ответственный за исполнение работ по контрольной точке уже получил задание, срок которого меньше, чем новый срок контрольной точки, то срок задания изменится. Если срок задания больше, то он останется прежним;

•изменяет ответственного за исполнение работ, по которым еще не создано задание;

•ставит отметку о завершении работ вручную, если работы были исполнены заранее. Задание на исполнение работ по контрольной точке не сформируется. Если задание уже сформировано, то оно прекратится;

•добавляет или удаляет контрольные точки;

•дополняет примечание.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024