•на обложке модуля «Договоры» в группе «Договорные документы» выберите пункт Создать документ. В открывшемся окне выберите пункт Договор;

•в проводнике веб-клиента нажмите на кнопку , затем в выпадающем списке выберите пункт Прочее. В открывшемся окне создания новой записи выберите пункт Договор.

*Вид документа. Выбирается, если в системе настроены разные виды договоров, например, договор поставки, договор закупки, договор аренды. Список доступных для выбора видов определяется администратором системы.

Для разных видов договоров может быть предусмотрен свой регламент обработки. В этом случае при отправке документа на согласование по регламенту в зависимости от вида автоматически определяется подходящее правило согласования.

*Категория договора, например, «Поставка измерительных приборов», «Аренда оборудования». В списке для выбора отображаются только те категории, которые доступны для указанного вида договора.

Примечание. Поле становится обязательным для заполнения, если для указанного вида договора созданы категории.

Если договор заключается по типовой форме, то установите флажок Типовой. Если в договоре изложены общие положения, а конкретные детали, например сумму или объем поставок, планируется уточнять в дополнительных соглашениях или приложениях к договору, установите флажок Рамочный. Это необходимо для корректного вычисления этапов в регламенте согласования договора.

*Содержание. Краткое содержание договора.

*Контрагент. Организация, персона или банк, с которым заключается договор.

Подписал и Контакт. Контактные лица контрагента: сотрудник, подписавший договор, и ответственный за подготовку договора.

Если документ поступил из сервиса обмена, то поля заполняются автоматически контактом из внешней электронной подписи. Но если система не смогла определить контакт или нашла несколько подходящих контактов, то заполните поля вручную.

Совет. ФИО контакта можно посмотреть в поле Основание в скобках:

•Доверенность № <Единый рег. номер> (<ФИО контакта>) – если документ подписан сотрудником организации на основании электронной доверенности;

•Должностные обязанности (<ФИО контакта>) – если подписание документов входит в должностные обязанности сотрудника.

Например: «Доверенность № ec1f4496-e788-4abb-8692-21df79031581 (Белов Игорь Петрович)».

Основание. Документ, на основании которого контрагент подписал договор. Заполняется автоматически:

•из карточки контакта, если документ создан в Directum RX и в карточке контактного лица заполнено поле Основание подписания;

•из внешней подписи контрагента, если документ поступил из сервиса обмена.

Если поле не заполнилось автоматически, сделайте это вручную: укажите наименование, номер и дату документа-основания со стороны контрагента. Например, «Доверенность №1 от 10.01.2022».

*Наша орг. Наша организация, от имени которой заключен договор.

*Подразделение, к которому относится договор.

Примечание. Поля *Наша орг. и *Подразделение заполняются автоматически согласно персональным настройкам или настройкам системы.

Подписал и Ответственный. Сотрудники нашей организации: сотрудник, подписавший договор, и ответственный за договор. В поле Подписал для выбора доступны только сотрудники, для которых настроено право подписи соответствующих документов.

Основание. Право подписи, по которому договор подписывается со стороны нашей организации. Заполняется автоматически с учетом приоритета права подписи, если указан подписывающий.

Действует с и Действует по. Период действия договора. Если заполнено поле Дней для завершения, то при указании конечного срока действия договора система проверяет его корректность и отображает соответствующее сообщение. Период действия договора не должен быть меньше оставшихся дней до завершения договора.

Дней для завершения. За указанное количество дней придет уведомление о приближении срока завершения действия договора. Уведомление придет:

•ответственному за документ, если у него в персональных настройках на закладке «Свойства» установлен флажок Моих договоров;

•руководителю ответственного за документ, если у него в персональных настройках на закладке «Свойства» установлен флажок Договоров моих подчиненных;

•автору договора и/или его руководителю, если в карточке договора не указан ответственный.

Если в поле Дней для завершения указано значение, превышающее оставшийся срок действия договора, отображается соответствующее сообщение. В этом случае скорректируйте значение.

Оставьте поле Дней для завершения пустым, чтобы уведомление приходило в день завершения срока действия договора.

Если договор предполагает продление срока действия после его завершения, то установите флажок С автопролонгацией. Поля Действует по и Дней для завершения станут обязательными для заполнения.

ПРИМЕЧАНИЕ. Договор с автопролангацией продолжает действовать даже по истечении срока действия, если ни одна из сторон не высказала предложение о его закрытии.

Общая сумма и Валюта. Сумма договора с НДС и валюта, в которой она указана. По умолчанию отображается валюта, для которой в справочнике Валюты установлен флажок Валюта по умолчанию. При необходимости выберите другое значение. Если нужной валюты нет, обратитесь к администратору.

Ставка НДС, применимая к договору. Для выбора доступны значения из справочника «Ставки НДС».

Сумма НДС. Вычисляется автоматически, если указана общая сумма и выбрана ставка НДС. При необходимости поле можно заполнить вручную.

Сумма без НДС. Разница между общей суммой и суммой НДС. Вычисляется автоматически, если указаны обе суммы. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

№ контрагента. Номер договора, присвоенный контрагентом.

Примечание. Дополнительная информация. Например, сведения об особых условиях оплаты или поставки товаров.

Количество листов в бумажном экземпляре документа.

Место хранения бумажного экземпляра документа, например, номер тома.

Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм.

Количество листов приложений к документу в бумажном виде. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Номер заказа по договору. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика сделать его видимым в редакторе форм.