Календари содержат сведения о рабочем и обеденном времени, выходных и праздничных днях в определенном году. В соответствии с календарями рабочего времени в системе вычисляются сроки заданий, а также отображаются даты, время и анализируемые данные в системе: на панели фильтрации, в области переписки в заданиях, в отчетах.

С помощью календарей можно настроить индивидуальную продолжительность рабочего дня для разных дней недели. Например, когда в компании рабочий день в пятницу сокращен на час за счет уменьшения продолжительности обеда. В этом случае скорректируются сроки выполнения заданий с учетом рабочего времени сотрудников.

Чтобы распределить рабочее время на год:

1.Заполните общий календарь рабочего времени. Он используется для большинства сотрудников компании. Например, когда рабочий день с 8:00 до 17:00, обеденный перерыв с 12:00 до 13:00.

2.Заполните частный календарь рабочего времени, если для некоторых сотрудников, подразделений, наших организаций график отличается от общего. Например, рабочий день подразделения не с 8:00 до 17:00, а с 10:00 до 19:00.

3.Настройте часовой пояс, если в компании с территориально распределенной структурой есть пользователи, подразделения, наши организации, которые работают в регионах с другим часовым поясом. Сотрудники смогут получать задания со сроком, вычисленным согласно их часовому поясу. Например, если сотрудник из Ижевска отправил задачу со сроком 12:00, то сотруднику в Москве задание придет со сроком 11:00, а в Челябинске – 13:00.

Важно. Настройки часового пояса учитываются, если в задачах указан срок со временем. Это позволяет исключить ситуации, когда сотрудник получает задание со сроком, выпадающим на нерабочее время:

•если сотрудник вручную указал срок и время выполнения, например, в простой задаче или в задаче на исполнение поручения, то появится сообщение о том, что срок выполнения задания выпадает на нерабочее время. В этом случае необходимо вручную установить другой срок;

•если срок задания вычисляется системой, например, в ходе согласования документа по регламенту, то новый срок сдвигается автоматически на рабочее время исполнителя задания.

Приоритет календаря для расчета времени

Если для пользователя задано несколько календарей рабочего времени, то при расчете сроков и дат учитывается приоритет календаря. Общие и частные календари обладают разным приоритетом (далее перечислено от большего к меньшему):

•частный календарь рабочего времени:

•пользователя (наибольший приоритет);

•подразделения;

•организации;

•общий календарь рабочего времени (наименьший приоритет).

Например, в организации задан общий календарь рабочего времени. Сотрудник входит в подразделение техподдержки, для которого задан частный календарь. В этом случае сроки заданий для сотрудника будут формироваться по частному календарю подразделения.

Чтобы лучше понять, как организовать работу компании с территориально-распределенной структурой, ознакомьтесь с примером. В нем рассматривается компания, филиалы которой находятся в разных часовых поясах, и сотрудники работают по разным графикам.