Если вы одновременно работаете в нескольких организациях или подразделениях, то укажите наименование Нашей орг. и Подразделение, от имени которых чаще всего создаете документы. В дальнейшем при создании документов данные значения будут уже заполнены в карточках, их не нужно вводить вручную.

Примечание. Если вы работаете в одной нашей организации или в одном подразделении, то их наименования всегда указываются в карточках созданных документов. Дополнительные настройки задавать не нужно.

По умолчанию в карточках всех регистрируемых документов отображается область регистрации. Если вы не работаете с регистрационными данными документов, то отображение области регистрации можно отключить. Для этого снимите флажок Показывать область регистрации в документах.

Совет. Если в дальнейшем вам понадобится область регистрации в карточке документа, то включите ее отображение с помощью пункта Область регистрации в выпадающем списке Регистрация на панели действий.

По умолчанию в системе приходят уведомления о приближении сроков завершения договоров и уведомления об отправке заданий, сформированных по контрольным точкам исполнения работ по договорам.

Уведомления приходят:

•по договорам, у которых вы являетесь ответственным или автором (если в карточке договора не указан ответственный). Если вы не хотите получать уведомления по вашим договорам, снимите флажок Моих договоров;

•по договорам, у которых ваши подчиненные сотрудники являются ответственными или авторами (если в карточке договора не указан ответственный). Если вы не хотите получать уведомления по договорам подчиненных сотрудников, снимите флажок Договоров моих подчиненных.

Примечание. Уведомления о приближении срока завершения приходят только по договорам, у которых в карточке в группе полей «Жизненный цикл» в поле Состояние указано значение Действующий или В разработке. Уведомления приходят за то количество календарных дней, которое указано в карточке договора в поле Дней для завершения.

По умолчанию в системе приходят уведомления о приближении сроков завершения доверенностей. Уведомления приходят:

•по доверенностям, которые выданы вам и которые вы подготовили. Чтобы не получать уведомления по таким доверенностям, снимите флажок Моих доверенностей;

•по доверенностям, которые выданы вашим подчиненным сотрудникам. Чтобы не получать уведомления по таким доверенностям, снимите флажок Доверенностей моих подчиненных.

Примечание. Уведомления о приближении срока завершения приходят только по доверенностям, у которых в карточке в группе полей «Жизненный цикл» в поле Состояние указано значение Действующий или В разработке. Уведомления приходят за то количество календарных дней, которое указано в карточке доверенности в поле Дней для завершения.

По умолчанию в системе приходят уведомления об отзыве эл. доверенностей. Уведомления приходят:

•по отзыву доверенностей, которые выданы вам и которые вы подготовили. Чтобы не получать уведомления по таким доверенностям, снимите флажок Моих доверенностей;

•по отзыву доверенностей, которые выданы вашим подчиненным сотрудникам. Чтобы не получать уведомления по таким доверенностям, снимите флажок Доверенностей моих подчиненных.

Примечание. Уведомления об отзыве доверенностей приходят после регистрации заявления в реестре ФНС. При этом в карточке заявления об отзыве в группе полей «Жизненный цикл» в поле Состояние указывается значение Действующий, в поле В реестре ФНС – значение Зарегистрирован. В карточке доверенности в поле Состояние значение меняется на Устаревший, в поле В реестре ФНС – на Отозван.

Если необходимо часто контролировать выполнение работ по созданным поручениям, установите флажок Ставить на контроль. В дальнейшем созданные вами поручения будут сразу ставится на контроль. В карточке поручения установится флажок На контроле:

При постановке на контроль нужно указать контролера в карточке поручения в поле *Контролер. При необходимости вы можете задать настройки для определения контролера.

По умолчанию контролером в созданных вами поручениях указывается ваш помощник, если он настроен в системе. Например, секретарь, который указан помощником в справочнике «Ассистенты руководителей». Если у вас нет помощника, то контролером будете указаны вы.

Чтобы контролером указывался конкретный сотрудник, снимите флажок «В качестве контролера в поручении указывать моего помощника. В случае отсутствия помощника указывать меня». В поле Контролер по умолчанию укажите нужного сотрудника. В дальнейшем при создании поручений он будет указан в карточке поручения в поле *Контролер. Например, если у вас есть помощник, но вы хотите лично контролировать выполнение работ, то снимите флажок и укажите себя в поле Контролер по умолчанию.

Если работы по поручениям обычно контролируют разные сотрудники, снимите флажок и оставьте поле Контролер по умолчанию незаполненным. В этом случае в созданных вами поручениях контролер указан не будет (поле *Контролер останется незаполненным). Вы сможете вручную указать сотрудника, который будет контролировать выполнение работ по поручению.

Чтобы задание на исполнение поручения выполнялось автоматически после выполнения подчиненного поручения, установите флажок Включать режим автоматического выполнения моего задания в карточке подчиненного поручения. Флажок доступен, если в поле Контролер по умолчанию указаны не вы, а другой сотрудник. В дальнейшем при создании подчиненного поручения флажок Автоматически выполнить мое задание после выполнения подчиненного поручения будет устанавливаться автоматически.

По умолчанию автором созданных вами поручений указывается руководитель, у которого вы являетесь помощником. Если вы не являетесь помощником руководителя, то автором будете указаны вы.

Чтобы автором поручения указывался конкретный сотрудник, снимите флажок «В качестве автора резолюции в поручениях указывать руководителя, у которого я являюсь помощником. В случае отсутствия помощника указывать меня». В поле Автор резолюции укажите нужного сотрудника. В дальнейшем при создании поручений он будет указан в карточке поручения в поле *Выдал.

Если вы создаете поручения по резолюциям нескольких руководителей, снимите флажок и оставьте поле Автор резолюции незаполненным. В этом случае в созданных вами поручениях автор указан не будет (поле *Выдал останется незаполненным). Вы сможете вручную указать руководителя, который вынес резолюцию.

Примечание. Если вам необходимо выдавать поручения от имени руководителя, но вы не являетесь его официальным помощником, то администратору нужно создать для вас карточку в справочнике «Ассистенты руководителей» и установить флажок Отправляет поручения от имени руководителя.

Если в системе не заданы настройки регистрации для подбора журнала регистрации по реквизитам документа, то вы можете настроить подбор журнала в персональных настройках. Для этого в поле Журнал укажите тот журнал регистрации, в котором вы регистрируете документы соответствующего документопотока. Выбранный журнал будет указан по умолчанию в окне регистрации документов.

Если вы часто:

•помещаете документы в определенное дело, то укажите его в поле Дело для соответствующего документопотока;

•получаете или отправляете документы контрагентам определенным способом, то укажите его в поле Способ доставки. Например, укажите значение Почта, если вы часто получаете или отправляете контрагентам бумажные экземпляры документов по почте.

В результате при выполнении действий по регистрации документа в системе, в карточке документа будет указано выбранное дело и способ доставки.

Важно. Настройки системы для регистрации и нумерации документов, заданные в справочнике Настройки регистрации, имеют больший приоритет, чем персональные настройки.

Пример. Определение журнала при регистрации документа

Если для регистрации внутреннего документа вида «Приказ по основной деятельности» в справочнике Настройки регистрации указан журнал «ОРД. Приказы по основной деятельности», а в персональных настройках для регистрации внутренних документов указан журнал «КАДР. Приказы кадровые», то при регистрации документа данного вида автоматически подставится журнал «ОРД. Приказы по основной деятельности». При необходимости сотрудник сможет изменить журнал регистрации.

По умолчанию отметка о поступлении ставится в правом нижнем углу страницы. При желании вы можете изменить ее расположение, например, если отметка перекрывает текст письма. Для этого в поле Расположение выберите нужное значение:

•Правый нижний угол. Отметка располагается в правом нижнем углу страницы. Отступ справа 1 см, снизу – 0,3 см;

•По центру внизу. Отметка располагается по центру внизу страницы. Отступ справа – 8,5 см, снизу – 0,3 см;

•По координатам. При выборе значения в окне появляются дополнительные поля Отступ справа (см) и Отступ снизу (см). Отметка располагается в соответствии со значениями, заданными в этих полях.

В дальнейшем при преобразовании документа в PDF с отметкой о поступлении значение поля Расположение отметки указывается автоматически и его не нужно заполнять вручную.

Если вы часто формируете отчеты за определенный период, то укажите его в персональных настройках в поле Период по умолчанию. Возможные значения: Сегодня, Текущий месяц, Текущий год. В дальнейшем при формировании отчетов выбранный период уже будет указан в окне параметров отчета, его не нужно заполнять вручную.

Например, если выбрано значение Текущий месяц, то при формировании отчета «Контроль обработки входящих документов» указывается период с первого до последнего числа текущего месяца.

Если для отправки бумажных экземпляров документов контрагентам вы часто печатаете конверты определенного формата, то укажите его в персональных настройках в поле Формат конвертов. Возможные значения:

•«E65 (DL, евроконверт, размер конверта 110х220 мм)». Конверт вмещает лист А4, сложенный втрое. Используется для отправки обычных писем;

•«C4 (лист A4, размер конверта 229х324 мм)». Конверт вмещает лист А4. Используется для отправки договоров, каталогов, буклетов;

•«C5 (лист A5, размер конверта 162х229 мм)». Конверт вмещает лист А5 или сложенный пополам лист А4. Используется для отправки объемных писем, брошюр, карточек и открыток нестандартного размера, информационных материалов;

•«С65 (сложенный втрое лист А4, размер конверта 114х229 мм)». Конверт вмещает лист А5, сложенный пополам или лист А4, сложенный втрое. Используется для отправки объемных писем, флаеров, открыток, буклетов, приглашений.

На конвертах, сформированных в системе, по умолчанию печатаются реквизиты отправителя (нашей организации). Если вы используете конверты, на которых реквизиты уже напечатаны, то снимите флажок Печатать реквизиты отправителя.

В дальнейшем при печати конвертов значения полей Формат конвертов и флажка Печатать реквизиты отправителя уже будут указаны в окне с настройками печати конвертов, их не нужно заполнять вручную.

По умолчанию в листе согласования документа отображаются только подписи с результатами «Согласовано» и «Утверждено». Чтобы в листе согласования отображалась вся информация о согласовании с учетом замечаний согласующих при отправке документа на доработку, установите флажок Показывать подписи с результатом «Не согласовано». Например, если вы формируете лист согласования документа для передачи руководителю и ему необходимо видеть все разногласия, которые возникали при согласовании документа.