Документы > Версии документов > Сравнение документов

В Directum RX можно сравнивать содержимое документов, чтобы быстро выявлять различия редакций. Это снижает трудоемкость сверки и позволяет:

•обнаружить правки, внесенные в документ контрагентом, так как сотрудники не тратят время на ручную сверку текста;

•уменьшить вероятность ошибки из-за человеческого фактора;

•определить, что изменилось в тексте с последнего круга согласования. Сотрудникам, согласующим проект документа внутри компании, не приходится перечитывать весь текст на каждом круге согласования – достаточно просмотреть изменившиеся места.

ВАжно. Версии документов должны быть в одном из форматов: PDF, DOCX, DOC, RTF, ODT, JPG, JPEG, PNG, BMP, TIF, TIFF, GIF. Сравнение формализованных документов не поддерживается.

Чтобы сравнить документы:

1.В карточке документа на панели действий в выпадающем списке Сравнение выберите пункт:

• С другой версией, чтобы выявить отличия между версиями одного документа;

• C другим документом, чтобы сравнить содержимое двух документов системы.

Действия также доступны в контекстном меню документа.

2.В открывшемся окне заполните параметры сравнения документов. Вид окна отличается в зависимости от выбранного пункта:

Сравнение с версией

Сравнение с документом

3.Нажмите кнопку Сравнить.

Подготовка результатов сравнения может занять некоторое время. В этом случае система уведомляет, что сравнение документов началось. Когда сравнение завершится и между документами обнаружены отличия, появляется сообщение со ссылкой на результат сравнения:

При необходимости к результату можно обратиться позже по кнопке Показать результат. По умолчанию данные хранятся в системе в течение трех рабочих дней. При необходимости администратор может изменить срок хранения.

Результат сравнения не формируется, если:

•различий не найдено;

•выявлено много различий. Например, при попытке сравнить документы, у которых нет сходства;

•при сравнении произошла ошибка. В этом случае обратитесь к администратору системы.

Результат сравнения

СОВЕТ. Результаты сравнения рекомендуется открывать в редакторах Foxit PDF Editor или Adobe Acrobat Reader.

Результат сравнения представляется в виде PDF-отчета, в котором найденные различия выделяются цветом:

•желтым цветом выделяется измененный текст. В примечании можно посмотреть исходный текст:

•зеленым цветом выделяется добавленный текст;

•красным цветом отмечается удаленный текст. В примечании можно посмотреть, какой текст был удален:

В отчете не отображаются:

•добавленные или удаленные пробелы;

•измененный регистр букв;

•изменения примечаний к тексту.

Примечание. Если в результатах сравнения появились некорректные примечания, например буква "о" была распознана как цифра "0", убедитесь, что качество изображения соответствует минимальным требованиям.

СМ. ТАКЖЕ