Для наглядного подтверждения подписания в документ можно добавить отметку об электронной подписи (ЭП). Чтобы она добавлялась в нужное место документа, в стандартных шаблонах используется специальная метка «^». По умолчанию она скрыта, к ней применен белый цвет шрифта.

Чтобы добавить метку в другие шаблоны:

1.Откройте шаблон на редактирование в программе Microsoft Word. Для этого в карточке шаблона на панели действий нажмите на кнопку Редактировать.

2.Добавьте в шаблон таблицу. Это необходимо, чтобы элементы отметки не перекрывали текст документа согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. С помощью таблицы удобно настраивать расстояние между элементами отметки и остальным текстом.

Для этого на ленте на вкладке Вставка в группе Таблицы в выпадающем списке Таблица выберите 1 строку и 3 столбца.

В результате добавится таблица:

3.Очистите отступы в полях таблицы. Для этого выделите таблицу и в контекстом меню выберите пункт Свойства таблицы. На закладке Таблица нажмите на кнопку Параметры, и в открывшемся окне для левого и правого полей установите значение 0 см. Затем нажмите на кнопку ОК.

4.Уменьшите интервалы в полях таблицы. Для этого выделите таблицу и на вкладке Главная в группе Абзац нажмите на кнопку . В открывшемся окне для интервалов Перед и После установите значение 0 пт, а для поля Междустрочный – значение Одинарный.

5.В первый и третий столбцы добавьте автозаполняемые поля Должность подписывающего и ФИО подписывающего. Настройте поля таким образом, чтобы они заполнялись данными из карточки документа.

6.Во второй столбец вставьте символы «^». Для этого введите текст 2693. Убедитесь, что после цифры 3 нет пробела и затем одновременно нажмите горячие клавиши ALT+X. Справа от символа «» допишите символ «^»:

Таким образом в место документа, где вставлены символы, будет добавляться отметка об ЭП. Если добавить в шаблон несколько меток, то отметка об ЭП подставится только для самой нижней метки.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если таблицу не предполагается использовать, метку можно поставить в любом месте шаблона.

7.Выровняйте размеры столбцов таблицы. Для этого поставьте курсор мыши в первый столбец и в контекстом меню выберите пункт Свойства таблицы. В открывшемся окне перейдите на закладку Столбец и в поле Ширина укажите 6 см для первого поля. Затем перейдите на закладку Ячейка и в группе Вертикальное выравнивание выберите значение Сверху.

Вернитесь на закладку Столбец, нажмите на кнопку Следующий столбец и задайте настройки для остальных столбцов.

Для второго укажите ширину столбца 6,3 см и вертикальное выравнивание По центру.

Для третьего укажите ширину столбца 5,7 см и вертикальное выравнивание Снизу.

ПРИМЕЧАНИЕ. Указанные размеры столбов таблицы подобраны для стандартного оформления шаблона с размером полей: правое – 10 мм, остальные – 20 мм. Если в шаблоне размер полей задан иначе, подберите вручную такую ширину столбцов таблицы, чтобы элементы отметки об ЭП не перекрывались. При этом ширина поля с меткой всегда должна быть 6,3 см.

8.Границы таблицы сделайте прозрачными. Для этого выделите таблицу и на вкладке Конструктор в группе Обрамление в выпадающем списке Границы выберите пункт Нет границ.

9.Чтобы символы метки «^» не отображались в документах, созданных из шаблона, выделите их и на вкладке Главная в группе Шрифт измените цвет шрифта на белый.

В результате в документе, созданном из шаблона и преобразованном в PDF, отметка об ЭП примет вид:

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024