Используйте шаблоны для создания документов унифицированной формы, например, исходящих писем, служебных записок или приказов. Шаблонами могут быть, например, бланки официальных документов.

Чтобы при создании документа из шаблона часть содержимого заполнялась данными из системы, добавьте в шаблон автозаполняемые поля. Например, для приказа можно настроить автоматическое заполнение заголовка к тексту, ФИО и должности подписывающего.

ВАЖНО. Добавлять автозаполняемые поля можно только в приложениях Р7-Офис и Microsoft Word в документах формата OpenXML (с расширением *.docx).

Чтобы создать шаблон документа:

1.На обложке модуля «Настройки документооборота» в группе «Классификация документов» выберите пункт Шаблоны документов.

В открывшемся списке нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Шаблон документа. Заполните поля в карточке:

ПОДРОБНЕЕ

2.Создайте содержимое шаблона из файла или из шаблона.

3.По умолчанию сотрудникам доступны для просмотра все созданные в системе шаблоны. При необходимости настройте права доступа для определенных сотрудников, подразделений, наших организаций или ролей.

4.Сохраните карточку.

5.Отредактируйте содержимое шаблона. Для этого в карточке шаблона на панели действий нажмите на кнопку Редактировать.

6.Если необходимо добавить в шаблон автозаполняемые поля, настройте отображение вкладки Разработчик в Microsoft Word.

7.Добавьте автозаполняемые поля с помощью элементов управления содержимым Microsoft Word. Для этого на ленте на вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите:

Обычный текст, если значением поля будет текст. Например, наименование нашей организации или регистрационный номер документа. В этом случае в текст документа добавится поле

Выбор даты, если значением поля будет дата. Например, дата регистрации документа. В этом случае в содержимое документа добавится поле

Рисунок, если значением поля будет изображение. Например, фотография сотрудника, штрихкод. В этом случае в содержимое документа добавится поле .

совет. Размер текстового поля и изображения можно изменить. Например, если текст длинный и обрезается посередине страницы, его можно расширить. Для этого нужно выделить параметр и на линейке Microsoft Word подвинуть ползунок. Если вставляется штрихкод, рекомендуется придерживаться размера, который используется в существующих шаблонах системы.

8.Укажите название элемента управления содержимым. Название используется при настройке параметров заполнения в карточке шаблона. Для этого выделите элемент управления содержимым и на ленте на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите на кнопку Свойства.

9.В открывшемся окне в поле Название введите название элемента управления содержимым, например, Наименование организации, Рег. номер, Дата регистрации.

Для поля, значением которого будет дата, можно задать формат отображения. Для этого в поле Формат отображения даты укажите нужный формат:

10.Задайте для элемента управления содержимым значение по умолчанию, которое будет отображаться в документе, если по каким-то причинам поле не заполнится. Для этого выделите элемент управления содержимым и введите необходимое значение. Например, если значение автозаполняемого поля будет вписываться вручную в распечатанный документ, то введите неразрывные пробелы или символы подчеркивания:

11.Сохраните документ.

12.После добавления полей в шаблон настройте их заполнение. Для этого в карточке шаблона на закладке «Параметры» нажмите на кнопку Обновить. В табличной части в колонке *Наименование отобразятся названия полей, добавленных в шаблон.

13.В табличной части в колонке Значение укажите свойство документа, значение которого нужно добавить в содержимое. Для этого нажмите на кнопку Выбрать и в списке выберите нужное свойство. Например, Наша орг., Рег. №, Дата регистрации.

Примечание. Набор доступных свойств зависит от типа документов, который указан в карточке шаблона на закладке «Свойства» в поле Тип документа. Если в поле указано значение <Любые документы>, то для выбора доступны только свойства, которые есть у всех документов. Чтобы увеличить набор доступных свойств, укажите в поле Тип документа конкретный тип, например, «Исходящие письмо».

14.Если нужно уточнить значение, то продолжите цепочку свойств. Для этого нажмите на кнопку после названия добавленного свойства и выберите в списке следующее свойство.

Совет. Чтобы удалить свойство, нажмите на кнопку .

15.Если необходимо, чтобы значение отображалось в документе в определенном формате, то нажмите на кнопку , находящуюся в конце цепочки свойств. Выберите формат отображения, например В верхнем регистре.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для свойств ФИО, Должность и Подразделение рекомендуется указывать отдельный формат отображения, если для них нужно изменить склонение. Например, Должность в винительном падеже.

16.Сохраните карточку.

В результате при создании документа из шаблона в поля будут подставлены данные системы в соответствии с заданными настройками заполнения.

Подробнее порядок создания шаблона см. в видеоролике «Шаблоны документов».

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024