Прикладные настройки > Настройка структуры компании > Календари рабочего времени > Пример организации работы компании с распределенной оргструктурой

Ситуация

Есть компания с головной организацией в Москве и филиалами в Ижевске и Владивостоке. Большинство сотрудников компании работает по единому графику. А во Владивостоке есть подразделение (отдел продаж), которое работает по индивидуальному графику.

Для удобства графики работы расписаны в таблице:

	Город	График работы	Обед	Часовой пояс
Головная организация	Москва	10:00 – 19:00	13:00 – 14:00	UTC+3
Филиал №1	Ижевск	10:00 – 19:00	13:00 – 14:00	UTC+4
Филиал №2	Владивосток (отдел продаж)	11:00 – 20:00	14:00 – 15:00	UTC+10

У администратора при организации работы компании возникают вопросы:

1.Как в Directum RX настроить частный календарь рабочего времени для подразделения во Владивостоке? Как задать часовые пояса для филиалов в других городах?

2.Как будут вычисляться сроки, с которыми придут задания для работников из регионов в разных ситуациях?

Ситуация 1. С каким сроком придут задания для работников из разных городов, если сотрудник из Москвы в 10:15 стартует задачу на исполнение поручения со сроком 2 часа? В исполнении работы участвуют сотрудники из Москвы, Ижевска и Владивостока.

Ситуация 2. С каким сроком придет задание на согласование по регламенту руководителю отдела продаж во Владивостоке, если сотрудник из Москвы стартовал задачу в 15:00 и по правилу согласования на выполнение работы у руководителя есть 4 часа. Напомним, что в задаче на согласование по регламенту срок этапов система вычисляет автоматически.

Решение

Рассмотрим дальнейшие действия администратора.

Для задания рабочего времени сотрудников всей компании, заполните общий календарь:

Так как отдел продаж во Владивостоке работает по другому графику, настройте для него частный календарь рабочего времени:

Частный календарь заполняется так же, как и общий. При этом есть особенность: в частном календаре указывается, для кого он настраивается – нашей организации, подразделения или конкретного сотрудника.

Для каждого сотрудника компании по умолчанию задается общий календарь рабочего времени. Если сотрудник входит в подразделение с индивидуальным графиком, то для него, кроме общего календаря, задается частный календарь подразделения. В случае, когда для сотрудника задано несколько календарей, для расчета сроков и дат, система учитывает приоритет календаря.

Наибольший приоритет имеет частный календарь рабочего времени сотрудника, после него – частный календарь рабочего времени подразделения, далее – частный календарь рабочего времени нашей организации, далее – общий календарь рабочего времени компании. Если частные календари рабочего времени не заполнены, то для вычисления сроков выполнения работ используется общий календарь на указанный год.

Так как в компании с территориально распределенной структурой есть филиалы, сотрудники которых работают в регионах с другим часовым поясом, укажите для них часовые пояса.

Например, для филиала в Ижевске (UTC +4):

Аналогично задайте часовой пояс для Владивостока (UTC +10).

В итоге, если задача отправляется исполнителю, который работает в другом часовом поясе, то он видит срок выполнения работы согласно своему часовому поясу.

Стоит обратить внимание, что настройки часового пояса учитываются, если в задачах указан срок со временем. Так исключаются ситуации, когда исполнитель получает задание со сроком, выпадающим на нерабочее время:

•если инициатор вручную указал срок и время выполнения, например, в простой задаче или в задаче на исполнение поручения, то появится сообщение о том, что срок выполнения задания выпадает на нерабочее время. В этом случае необходимо вручную установить другой срок;

•если срок задания вычисляется системой, например, в ходе согласования документа по регламенту, то новый срок сдвигается автоматически на рабочее время исполнителя задания согласно календарю рабочего времени.

Теперь посмотрим, как вычисляются сроки заданий в разных ситуациях.

Ситуация 1

Сотрудник из Москвы отправляет задачу на исполнение поручения в 10:15. Срок указывает вручную – 12:15 (2 часа на выполнение). В результате в системе появляется сообщение о том, что срок выполнения задания для коллеги из Ижевска (13:15 с учетом разницы в часовых поясах в 1 час) попадает на нерабочее время. По графику работы у него обед с 13:00 до 14:00.

Поэтому лучше указать новый срок.

Если сотрудник из Москвы вручную укажет срок – 12:00, то:

•коллеге из Ижевска задание придет со сроком 13:00;

•сотруднику отдела продаж из Владивостока задание придет со сроком 19:00.

Если сотрудник из Москвы все же оставит изначально указанный срок – 12:15, то:

•коллеге из Ижевска задание придет со сроком 13:15 с учетом его часового пояса;

•сотруднику отдела продаж из Владивостока задание придет со сроком 19:15.

Ситуация 2

Сотрудник из Москвы отправил документ на согласование по регламенту в 15:00. По правилу согласования для руководителя отдела продаж во Владивостоке время выполнения задания составляет 4 часа. Тогда срок задания для руководителя будет 02:00, так как разница в часовых поясах составляет 7 часов и на исполнение работы дается 4 часа (15+7+4=26, то есть 02:00). Но это нерабочее время. В итоге, задание руководителю придет со сроком 16:00 следующего дня с учетом разницы в часовых поясах, графика (он работает с 11:00) и обеденного времени (с 14:00 до 15:00).

СМ. ТАКЖЕ