|
<< Click to Display Table of Contents >> Документы > Создание документов Создание простого документа |
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Документы > Создание документов Создание простого документа |
|
Простой документ – документ в произвольном формате. К ним относятся исследования, анализы, презентации и другие документы, не требующие четкого соблюдения требований к оформлению.
Чтобы создать простой документ:
1.В проводнике системы нажмите на кнопку 
. В выпадающем списке выберите Прочее, в открывшемся окне в группе «Документооборот» выберите Простой документ. Заполните поля в открывшейся карточке:
*Имя. Наименование документа. Важно. Если добавить содержимое документа из файла до заполнения полей, то в поле *Имя будет автоматически указано название загружаемого файла. *Вид документа. Вид простого документа, например, заявление. Список доступных для выбора видов определяется администратором системы. *Содержание. Краткое содержание письма. Примечание. Дополнительная информация о документе. Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм. ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм. |
2.Добавьте содержимое документа с помощью кнопки Создать из файла, Создать из шаблона или Создать со сканера на панели действий.
3.Настройте права доступа на документ.
4.Сохраните карточку документа.
5.При необходимости отредактируйте содержимое документа.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если в дальнейшем простой документ будет доработан под формат другого типа документа, например повестку или протокол совещания, то можно изменить его тип.
Простые документы в организациях могут подписываться вместе с основным документом. Например, вместе с договором продаж руководитель подписывает связанное исследование или фото товарного чека. В карточке простого документа можно посмотреть основание для подписания или изменить его.
Чтобы посмотреть основание для подписания или изменить его, на панели действий в выпадающем списке Подписание выберите пункт Показать основание:
В результате на карточке появятся поля: •Подписал. Сотрудник нашей организации, подписавший документ. В поле для выбора доступны только сотрудники, для которых настроено право подписи соответствующих документов; •Основание. Право подписи, по которому подписывается документ. Поле доступно для изменения, если заполнено поле Подписал. По умолчанию заполняется правом подписи сотрудника, который подписал документ. В простом документе с типом нумерации «Нумеруемый» появится только поле Основание. Поля заполняются автоматически при подписании документа. Если основание для подписания документа не указано, то при подписании подбирается подходящее для него право подписи по приоритету. ВАЖНО. Если поля заполнились неверно, например, из-за некорректной настройки прав подписи, то следует изменить значения вручную и подписать документ повторно. При последующем открытии карточки поля скрываются. |
Чтобы посмотреть или изменить информацию о хранении бумажного экземпляра документа, на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Область регистрации:
В результате на карточке в группе Хранение появятся поля: •Количество листов в бумажном экземпляре документа; •Количество листов приложений к документу в бумажном виде. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм. Заполните поля, если в организации параллельно ведется бумажное делопроизводство. Остальные поля заполняются делопроизводителем. Подробнее см. раздел «Обработка входящего документа». При последующем открытии карточки поля скрываются. |
| © Компания Directum, 2024 |
