Руководителю важно контролировать выполнение задач и оперативно информировать команду об изменениях. Для этого настройте:

•утверждение отметок трудозатрат;

•уведомления проекта.

Вкладка «Уведомления» доступна с лицензией «Портфели и программы». Настроить уведомления может сотрудник с правами на изменение проекта.

Утверждение отметок трудозатрат

По мере выполнения работ сотрудники заполняют отметки трудозатрат. Чтобы настроить их утверждение, перейдите на вкладку «Участники» и установите флажок Утверждать отметки трудозатрат:

Если флажок не установлен, отметка трудозатрат по проекту получает статус Утверждена сразу после сохранения. Утверждать такие отметки не требуется. По умолчанию флажок не установлен.

Настройки уведомлений проекта

Настройте отправку уведомлений, чтобы сотрудники получали сообщения по важным для них событиям проекта. Эти уведомления отображаются в папке потока «Команда и проекты» и в выпадающем списке Оповещения в плане проекта.

Уведомления формируются на основе изменений в карточке проекта.

При этом необходимо учитывать особенности:

•если проект в состоянии Черновик или Завершен, то уведомления рассылаться не будут;

•если проект в состоянии Инициация, Планирование или Исполнение, то уведомления будут рассылаться в соответствии с настройками.

Сотрудники могут получать уведомления: сразу после наступления события, в виде сводки за день или заранее. Тип и частота уведомлений зависят от настроек, установленных для роли сотрудника в проекте.

Уведомления можно настроить для сотрудников в роли:

•руководитель проекта;

•администратор проекта;

•внутренний заказчик;

•участник;

•команда управления;

ПРИМЕЧАНИЕ. В группе «Риски» уведомления можно настроить для роли Ответственный – сотрудника, который отвечает за работу с тем или иным риском.

Чтобы задать настройки уведомлений:

1.На обложке модуля «Проекты» в группе «Портфели и программы» выберите пункт Реестр проектов. Затем в открывшемся списке выберите нужный проект.

2.В открывшейся карточке проекта перейдите на вкладку «Уведомления»:

Настройки уведомлений разделены на группы:

•«Плановые даты». Уведомления о приближающихся сроках начала и завершения проекта, а также о проекте, который не был завершен в установленный срок;

•«Прочие». Уведомления о назначении руководителя проекта и добавлении участников в команду проекта;

•«Риски». Уведомления о назначении ответственного за риск и реализации риска.

3.В колонках с ролью сотрудника выберите одно из значений:

•Сразу – сотрудники получают мгновенное уведомление после того, как событие произошло. Значение недоступно для событий из группы «Плановые даты»;

•Раз в день – сотрудники получают информацию о событиях в сводном уведомлении. Оно содержит информацию обо всех событиях за предыдущий день, кроме тех, для которых настроены мгновенные уведомления;

ПРИМЕЧАНИЕ. Если мгновенные уведомления о событиях не были прочитаны в течение дня, то они попадают в сводное уведомление, а в списке Оповещения помечаются как прочитанные. Сводные уведомления отправляются ежедневно фоновым процессом «Команда и проекты. Отправка сводных уведомлений». Время по умолчанию – 6:00 по часовому поясу сервера;

•Заранее – сотрудники получают информацию в сводном уведомлении за несколько дней до наступления события. Укажите количество дней, за которое нужно уведомлять о событиях, в поле Уведомлять заранее, дней. По умолчанию уведомления приходят за 3 дня до события. Значение доступно для событий из группы «Плановые даты», за исключением уведомлений о нарушении сроков;

•Никогда – сотрудники не получают уведомление о событии.

4.Сохраните изменения в карточке проекта.

Чтобы вернуться к стандартным настройкам, нажмите на ссылку Восстановить настройки по умолчанию.

© Компания Directum, 2025