Для координации проектной деятельности и достижения стратегических целей организации в модуле «Проекты» можно создавать и группировать портфели, программы, проекты и инициативы:

 Портфель – элемент высшего уровня в иерархии проектной деятельности. Используется для контроля за достижением стратегических целей компании. В портфель можно включать программы, проекты и другие портфели.

 Программа – используется для эффективного управления несколькими проектами одновременно, контроля за сроками их выполнения и управления затратами. В программу можно включать проекты и другие программы.

 Проект – используется для решения конкретных задач, например, для разработки продуктов или проведения маркетинговых конференций. Может включать дочерние проекты.

 Проектная инициатива – используется для управления инвестиционными проектами, предпроектной проработки и последующего мониторинга.

С помощью портфелей и программ удобно определять приоритеты проектов и распределять общие ресурсы, отслеживать проектные инициативы и создавать на их основе проекты, контролировать сроки работ и затраты, а также вносить коррективы в проекты, если при их реализации возникли проблемы. Чтобы отслеживать состояние портфелей, программ и проектов, используются:

•вкладки «Структура» и «Контрольные точки» в их карточках;

•реестр портфелей и программ;

•реестр проектных инициатив;

•отчет «Дорожная карта»;

•виджет «Здоровье портфеля проектов».

Когда работы по связанным проектам завершены, руководитель закрывает портфель или программу. Порядок действий аналогичен закрытию проекта, при этом автоматически закрываются все дочерние портфели, программы и проекты.

При необходимости портфель или программу можно переоткрыть, например, чтобы изменить их параметры. Порядок действий аналогичен переоткрытию проекта, при этом дочерние портфели, программы и проекты не переоткрываются автоматически.

Для работы с портфелями и программами необходимо установить решение «Планирование проектов» и приобрести лицензию «Портфели и программы». Они закрепляются за конкретными сотрудниками, которые будут создавать портфели и программы, отслеживать типовые риски, а также формировать сводные отчеты. Добавьте сотрудника с персональной лицензией в роль «Сотрудники, работающие с решением «Портфели и программы».