1.Настройте замещение для сотрудника, который не работает в системе. Подробнее см. рекомендации по настройке работы сотрудников.

2.В локальных нормативных актах организации отразите, что в листе согласования документа допускается запись вида:

«Должность (Подразделение) ФИО замещающего за Должность (Подразделение) ФИО замещаемого».

Например: «Исполнительный директор (Служба исполнительного директора) Новиков Александр Дмитриевич за Генеральный директор (Служба генерального директора) Ивановский Геннадий Александрович».

3.При настройке правил согласования документов исполнителем этапов укажите сотрудника, который не работает в системе, но должен участвовать в согласовании. В результате задания для сотрудника, который не работает в системе, придут ответственному, который его замещает.

Если вы получили задание на согласование документа для сотрудника, который не работает в системе:

1.Распечатайте документ и передайте его сотруднику, указанному в задании на согласование:

2.После согласования документа выполните задание на согласование с соответствующим результатом.

3.При необходимости занесите в новую версию документа отсканированную копию бумажного экземпляра документа с результатом согласования согласующего. В примечании к версии укажите «Отсканированная копия документа. <Результат согласования с сотрудником, не работающим в системе>».

При использовании решения:

•учитывайте, что ответственный сотрудник получает права на объекты системы того сотрудника, которого он замещает;

•выстраивается непрерывный и контролируемый процесс согласования;

•обеспечивается прозрачность согласования за счет отображения на закладке «Регламент» в карточках задачи/задания реального согласующего, а в листе согласования – исполнителя задания на согласование и согласующего.