Как правило, в каждой организации согласно регламенту предусматривается свой порядок обработки разных видов документов. Например, обработка исходящих документов может включать этапы: создание документа, согласование, печать, подписание, регистрация и отправка документа контрагентам.

Для автоматизации согласования документов задайте настройки:

1.Создайте правила согласования для настройки процесса обработки документов, требующих согласования по определенному регламенту, принятому в компании;

важно. Создание правил согласования доступно только для тех видов документов, для которых разрешена отправка на согласование по регламенту: в карточке вида документа в поле Действия по отправке указано значение Согласование по регламенту.

Правила создаются и хранятся в справочнике Правила согласования, который находится в модуле «Настройки документооборота». Карточка правила представляет собой список критериев, по которым определяется правило для согласования документа, и схему с этапами согласования документа.

В системе создаются и настраиваются правила согласования:

•для входящих счетов на оплату, исходящих и внутренних документов;

•для договоров, дополнительных соглашений, актов к договорам.

Совет. Если в наших организациях разные регламенты, то создайте свои правила согласования для каждой нашей организации и ее подразделений.

2.Для каждого правила настройте схему и укажите в ней последовательность этапов согласования документов.

В результате при отправке сотрудником документа задачей на согласование по регламенту в системе подберется подходящее правило согласования, в рамках которого будет обрабатываться документ. На каждом этапе согласования создаются задания соответствующих типов. Исполнители заданий определяются в зависимости от настроек, заданных в этапах согласования.

СОВЕТ. После создания правил согласования проверьте полноту и корректность заданных настроек на соответствие регламенту организации. Для этого используйте «Сводный отчет по правилам согласования».

Жизненный цикл правила согласования

Для удобного создания, настройки и изменения правила согласования в системе предусмотрены версии правил. Каждая версия правила находится в определенном состоянии жизненного цикла, от которого зависит возможность отправки документа задачей на согласование по регламенту.

Жизненный цикл включает следующие состояния:

•Черновик. Устанавливается автоматически при создании версии правила согласования. Вы можете вносить изменения в черновик, при этом сотрудники не смогут использовать его для отправки документов на согласование по регламенту;

•Действующая. Итоговая версия правила согласования, которая доступна сотрудникам для выбора при отправке документа на согласование по регламенту. Только одна версия правила согласования может быть действующей. Например, если вторая версия сделана действующей, то первая версия автоматически станет закрытой.

Чтобы черновик версии правила согласования стал действующим, в карточке версии правила согласования на панели действий нажмите на кнопку Сделать действующим.

Примечание. Действующую версию можно менять, если по ней нет стартованных задач. Если задачи есть, то для изменения правила необходимо создать новую версию.

•Закрытая. Версия становится закрытой, если черновик следующей версии переходит в состояние Действующая. Также вы можете вручную закрыть действующую версию правила согласования, например, если изменился регламент организации и правило больше не нужно. Для этого в карточке версии правила согласования на панели действий нажмите на кнопку Закрыть правило.

Состояние жизненного цикла отображается в карточке правила согласования в поле *Состояние.

В карточке правила также можно посмотреть номер текущей версии в поле *Версия и открыть предыдущую версию правила согласования в поле Пред. версия.

В справочнике Правила согласования отображаются записи всех версий правил согласования. С помощью панели фильтрации вы можете отфильтровать версии правил согласования по состоянию их жизненного цикла.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024