Ситуация

Организации самостоятельно определяют перечень сотрудников, работающих в системе. В силу ресурсных, технических, финансовых или иных ограничений иногда принимается решение, что работать в системе будет только часть сотрудников. Необходимо вдумчиво подойти к выбору таких сотрудников, рассмотреть и определить, как будет строиться работа организации при использовании системы.

Сотрудник сможет работать в системе, если для него создана действующая запись в справочнике «Сотрудники» и учетная запись. В этом случае можно будет:

•указать его исполнителем задачи или поручения;

•отправить ему документ на рассмотрение, согласование, ознакомление;

•зафиксировать, что он подготовил документ;

•указать его участником в этапах согласования.

При настройке системы возможны ситуации:

•сотрудник не работает в системе, но требуется информировать его о приказах, распоряжениях руководства, знакомить с документами;

•сотрудник не работает в системе, но является участником согласования документов, исполнителем поручений;

•руководитель организации или подразделения не работает в системе.

Решение

Для всех сотрудников, которые участвуют в рассмотрении, согласовании, подписании и исполнении документов, рекомендуется создавать записи в справочнике Сотрудники и учетные записи.

Если часть сотрудников не работает в системе и при этом:

•необходимо информировать их о приказах и распоряжениях руководства, знакомить с документами, организуйте работу в системе непосредственного руководителя сотрудников;

•сотрудник участвует в согласовании, рассмотрении документов и исполнении поручений, назначьте ответственного из числа работающих в системе сотрудников. Сделайте ответственного замещающим для сотрудника, который не работает в системе. Ответственный будет передавать задания, а также фиксировать в системе результаты согласования, рассмотрения и исполнения поручений. Назначение должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации, например, положении об электронном документообороте.

Чтобы настроить замещение сотрудника, который не работает в системе:

1.Для сотрудника, который не работает в системе, создайте запись в справочнике «Сотрудники» без создания учетной записи.

2.Настройте для созданного сотрудника бессрочное замещение. Для этого создайте записи в справочнике «Замещения» и заполните поля:

*Замещающий – сотрудник, ответственный за передачу заданий и поручений.

*Сотрудник – сотрудник, который не работает в системе.

Дата начала – дата, с которой начинается замещение.

Поле Дата завершения оставьте пустым.

В результате будет возможно:

•при отправке документа на рассмотрение указывать правильного адресата;

•отправлять задачи на имя сотрудника, который не работает в системе;

•создавать поручения в системе от имени сотрудника, который не работает в системе;

•указывать исполнителем или контролером поручения сотрудника, который не работает в системе;

•при настройке правил согласования указывать правильного исполнителя этапа согласно регламенту организации.

Важно. Если для сотрудника, который не работает в системе, замещение не настроено, то отправленные ему задания можно найти только с помощью поиска.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024